Takaisin listaukseen
Blogi

Kaksi vuotta Järvenpäätyötä tietohallintojohtajana

Järvenpäissään

Kaksi vuotta sitten, helmikuussa 2019, aloitin Järvenpään kaupungilla tietohallintojohtajana pitkän liikennesektorilla vietetyn pätkän jälkeen. Ja huh, melkoista menoa tämä työ on ollutkin! Voimakkaasti kasvava ja kehittyvä noin 44 000 asukkaan ja yli 1500 työntekijän kaupunki pääkaupunkiseudun kupeessa jo itsessään asetti riman korkealle. Tekemisen ja palveluiden määrä on melkoinen ja tarpeet sekä vaatimukset hyvinkin monenkirjavia.

Tehtäväkseni ja tavoitteekseni asetettiin – ei enempää eikä vähempää – kuin siivittää Jäke digitaalisuuden aallonharjalle. Hmm…käytännössä siis pitäisi ainakin ”rakentaa kaupunkiin IT- ja kehittämispalveluiden organisaatio, kuvata tietohallinnon toiminta ja palvelut osana kaupunkikonsernia, systematisoida kehittämistoimintaa ja tuoda siihen näkyvyyttä, tuoda projektimainen toiminta osaksi arkea, arvioida IT:n nykytila ja tehdä suunnitelma toimivan IT-ympäristön ja alustapalveluiden rakentamiseksi ja mahdollistaa tuottavien, tehokkaiden ja asiakasarvoa kasvattavien digitaalisten palveluiden kehittäminen sekä varmistaa keskeisten palveluiden digitalisointi.” Ei kun tuumasta toimeen…

Muutosrumbaa, vai oliko se -sambaa?

Aloittaessani Jäkessä oli kaupungin johdossa käynnissä paljon muutoksia. Alun tilanne oli johdossa monilta osin mielenkiintoinen ja innostava, kun oli paljon uutta ja vielä enemmän muutosta ja mahdollisuuksia. Itselleni nämä muutokset tarkoittivat asiakirjahallinnon ja hankintapalveluiden vetovastuun ottamista juuri, kun olin saanut ensikosketuksen kuntasektoriin ja Järvenpään kaupunkiin. Sivupesti – joka kylläkin oli käytännössä pääasiallinen homma – jatkui elokuun 2019 loppuun saakka ja sinä aikana teimme hallintopalveluiden uudelleen organisoinnin, jossa mm. poliittisen päätöksenteon tuki erotettiin omaksi toiminnokseen. Tästä tilanteesta uusi hallintojohtajamme jatkoi luontevasti toiminnan ja palveluiden kehittämistä.

Mieleen on tästä pätkästä painunut myös yksittäinen asia: Kesän aikana uudistimme rohkeasti pienhankintoihin liittyvän ohjeistuksen palvelualueilta esiin nousseiden toiveiden pohjalta. Uusi, kuntasektorille ilmeisen liberaali ohje herätti paljon keskustelua henkilöstön parissa. Vastanotto oli toisaalta positiivista ja kannustavaa, toisaalta kauhusekaista. Näin jälkikäteen voimme todeta, että hyvin on toiminut: byrokratia ja työ vähenivät, pienhankintojen tekeminen helpottui eikä kukaan kuollut.

Yleisesti vuoden 2019 aikana Järvenpään johtamista teemoitti vahvasti kaksi aihetta: talousarvioprosessin kehittäminen ja kaupungin strategian laatiminen. Niistä voi tyytyväisenä todeta, että molemmat saatiin kunnialla maaliin – tanssilajista riippumatta.

Tietohallinto – yhden miehen toimistosta strategiseksi palveluksi

Kun aloitin tehtävässäni, kaupungin tietohallinnossa konsernipalveluissa työskenteli yksi ihminen, tietohallintopäällikkö. Olihan se melkoista hallintaa yhdelle miehelle, vaikka osaava kaveri onkin. Tietohallinnolle ei myöskään ollut selkeästi määritelty tehtävää, vastuita eikä valtuuksia. Nämä päivitettiin hallintosääntöön, joka hyväksyttiin syksyllä 2019. Tietohallintoon siirtyi muualta yhteisistä palveluista sisäisesti kolme asiantuntijaa tukemaan tiukkojen tavoitteiden saavuttamisessa. Syyskuussa saimme lisäksi kolme uutta vahvistusta, pääarkkitehdin ja kaksi kehittämispäällikköä. Tällä seitsemän hengen porukalla työ käynnistyi vauhdikkaasti. Loppuvuoden aikana valmistui IT-kehittämisen tiekartta, jonka toteuttaminen saatiin välittömästi hyvään vauhtiin.

Vuosi 2020 käynnistyi kuten mikä tahansa vuosi, vaikka ilmassa oli kuohuntaa kaupungin heikentyneen taloustilanteen johdosta. Uusi talousohjelma tuottavuustoimineen oli kuitenkin laadittu ja strategiaa lähdettiin toimeenpanemaan tavoitteet kirkkaana mielissä.

Tietohallinto sai vahvistusta, kun toiminnan keskittämisen myötä viisi henkilöä siirtyi palvelualueilta yhteisiin palveluihin. Kehittämisen tiekartan ja 2019 aikana kaupungille laaditun uuden strategian ohjaamana lähdimme omalta osaltamme kantamaan korsia kekoon. Tekemistä oli paljon, mutta kerrankin oli harvinaisen selvää, mihin suuntaan lähdetään ja millä eväillä.

IT-tiekartta täydentyi vuoden aikana palveluiden kehittämisen tarpeilla ja siltä pohjalta on edetty kohti strategiassa kirjattuja kunnianhimoisia päämääriämme. Listalla on ollut kymmeniä puhtaasti tietoteknisiä kehittämiskohteita ja palveluiden kehittämisaihiota, eikä kehittämisessä ole näköpiirissä hidastumista – päinvastoin.  Työtä siis riittää seuraaville vuosille ja matkan varrelle mahtuu vielä paljon priorisointia. Kehittämisen lähtökohtana on kuitenkin positiivisten investointien ja takaisinmaksun varmistaminen, digitaalisuuden asteen kasvattaminen ja asiakaskokemuksen parantaminen. Tätä tukemaan olemme kehittäneet ja ottaneet käyttöön yhtenäiset kaupunginlaajuiset toimintamallit kehittämiseen ja projektinhallintaan, luoneet kehittämisverkostot sekä kilpailuttaneet strategisen kumppanin tukemaan IT-sidonnaista palvelukehitystä ja näihin liittyviä hankintoja.

Vuotta 2020 kuvasti kehittämisen näkökulmasta erilaisten alustaratkaisuiden rakentaminen ja korjaaminen. Perustan kuntoon laittaminen on hidasta, mutta samalla välttämätöntä, jotta emme rakenna taloa murenevan kivijalan päälle tai saa myöhemmin ”sisäilmaongelmia”. Kehittämisähkystä huolimatta saimme kuin saimmekin kaikki ICT-sidonnaiset tavoitteet toteutettua vuonna 2020.

Tässä kuvan kautta tarkasteluna tiivistys ICT- ja kehittämispalveluiden kontribuutiosta valmistuneiden kohteiden osalta:

Niin, ja sitten oli se korona…

Epidemiauutisia alkoi ilmestyä heti alkuvuodesta 2020. Ensin ne eivät vaikuttaneet uhkaavilta Suomen tai Järvenpään näkökulmasta, mutta jo helmikuussa kokoonnuttiin lähes päivittäin valmiusjohtoryhmän kesken. Tilanne eskaloitui nopeasti ja 15.3. pakattiin kamat ja jätettiin tietotyöläisten osalta pitkälti hyvästit toimistolle. Siitä alkoi edelleen jatkuva etätyömoodi, johon vain kesä toi pienen pilkahduksen normaaliudesta.

Kaupungin palvelutuotannon osalta pandemiaksi muuttunut tilanne tarkoitti rajoituksia ja sulkuja eri muodoissaan. Lopulta opetuksenkin siirtyessä etäjärjestelyiden piiriin, kuormitus tietoliikenteelle ja erityisesti suojatuille yhteyksille sekä palomuureille oli kova. Kapasiteettia kymmenkertaistettiin ja saatiin varmistettua ihan kaikille työntekijöille pääsy työympäristöihin ajasta ja paikasta riippumatta sekä järvenpääläisille palveluiden jatkuminen. Myös muut päätöksentekoon, etätyöskentelyyn, digitaalisiin palveluihin ja palvelutarjontaan, hybridikokouksiin, striimauksiin sekä työskentelyvälineisiin ja olosuhteisiin liittyvät kysymykset askarruttivat ja työllistivät läpi koko kevään.

Itselleni kevään tilanne johti kahden täysipäiväisen tehtävän hoitamiseen yhtäaikaisesti. Valmiusjohtajan rooliin kytkeytyi tällä erää suunnittelun, toimeenpanon, seurannan ja yhteistyön lisäksi myös vahvasti tilannekuvan päivittäinen ylläpito kaupungin yleistilanteen, palvelutuotannon, alueen kokonaistilanteen sekä Suomen ja kansainvälisen tilanteen osalta. Kesään saakka mentiin siis suorittamis- ja selviytymismoodissa kriisijohtamisen ehdoilla. Jälkikäteen katsottuna jaksosta suoriuduttiin kunniakkaasti ja monella saralla esimerkkiä näyttäen. Syksyllä tilanne olikin johtamisen kannalta jo huomattavasti helpompi, kun toimintamallit olivat selvillä.

Poikkeustila toi valtavasti ylimääräistä työtä eri puolille kaupunkia. Samalla kuitenkin pyrittiin mahdollistamaan tavoitteellinen työskentely suunnitelmien mukaisesti. Se vaati osalta kovaa venymistä, mutta nyt voinemme jo taputtaa toisiamme selkään, kiittää ja onnitella!

Koronan kanssa vielä kamppailemme, mutta paremmat näkymät ovat jo horisontissa. Työt siis jatkuvat – etänä tai läsnä. Hyvä oppi resilienssistä on, että ei tämäkään meitä ole pysäyttänyt!

Toni Pallaspuro
Tietohallintojohtaja

Järvenpäissään-blogissa kaupungin virkamiehet ja työntekijät kertovat lähellä kaupunkilaisia olevista asioista, ihmiseltä ihmiselle.

Kirjoittaja:

Toni Pallaspuro

Jaa juttu:

Kirjoittaja:

Toni Pallaspuro