Takaisin listaukseen
Blogi

Siltojen rakentamista kaupungin hankintapalveluissa

Järvenpäissään

Aloitin Järvenpään kaupungin hankintapäällikkönä maanantaina 19. elokuuta 2019 ja ensimmäisenä päivänä osallistuin Hansel Oy:n tekemän hankintatoimen nykytila-analyysin purkutilaisuuteen. Tilanne oli selvä: maturiteettitasolla ollaan alimmalla portaalla ja kehitystä pitää saada aikaan siten, että tämän strategiakauden aikana kivutaan asteikon yläpäähän. Että, ei kun töihin vain!

Kehittäminen on aina ollut minulle sitä mieluisinta puuhaa, joten en kauhistunut, vaan ryhdyin tutustumaan julkisen hankinnan saloihin ja luonnostelemaan tiekarttaa, jolla tavoitteet saavutettaisiin. Suurimpana apuna minulle perehdytyksessäni ovat olleet omat alaiseni Minna ja Päivi, kiitos teille siitä! Hankintapalveluissa suunnittelemme Järvenpään kaupungin hankintoja, kehitämme hankinta- ja elinkaarenhallintaprosesseja, neuvomme hankinta- ja sopimusasioissa sekä toteutamme kilpailutuksia kaupungin strategian mukaisia painopisteitä noudattaen. Lue lisää hankintapalveluista kaupungin nettisivuilta.

Alussa en tuntenut organisaatiota ja yksityiseltä puolelta tulleena koko julkinen hankinta oli minulle mysteeri, joten lähdin rakentelemaan siltoja ympäristööni. Uutena oli helppoa lähteä kyselemään johtajilta ja päälliköiltä, että minkälaisia hankintoja te teette, eihän minulla tosiaan ollut siitä hajuakaan. Muistan vieläkin, miten hyvillä mielin haastattelemani henkilöt olivat keskusteluistamme ja miten helppoa on aina sen jälkeen ollut olla yhteydessä. Kaupunkikehityksessä (Kauke) tehdään euromääräisesti eniten hankintoja ja totesimme hankintapalveluissa, että sinne pitää rakentaa siltaa erittäin vahvoilla perustuksilla. Päätin alkaa istumaan yhden päivän viikossa Seutulantalossa Kauken tiloissa. Kerroin avoimesti kaukelaisille soluttautuvani heidän joukkoonsa ja haluavani tutustua heihin sekä oppia, mitä siellä Kaukessa oikein tehdään. Osallistuin kahvirinkiin. Sovimme, että hankintapalveluiden edustaja tulisi mukaan kaupunkitekniikan kuukausipalaveriin. Vaikka korona on hieman sotkenut näitä suunnitelmia, on yhteistyömme kehittynyt mielestäni aika mukavasti!

Kaukessa istuessani tutustuin myös elinvoimajohtaja Marko Lehenbergin tiimiin ja sitä kautta minulle kirkastui, että yksi tärkeä sidosryhmä kaupungin hankintapalveluille ovat paikalliset yrittäjät. Lähdin rakentamaan siltaa heidän suuntaansa tutustumalla Järvenpään Yrittäjien puheenjohtajaan Sauli Kauppiseen sekä osallistumalla yrittäjien yhteisiin tapaamisiin. Sovimme Saulin kanssa, että hankintapalvelut julkaisee jarvenpaa.fi -sivuilla hankintakalenterin ja että laskisin tunnusluvun sille, kuinka monta euroa kaupungin hankinnoista ohjautuu paikallisille yrityksille. Hankintakalenteri on julkaistu ja tunnusluvut otamme hankintapalveluissa työn alle isompana kokonaisuutena loppuvuodesta. Mielestäni teillä paikallisilla yrittäjillä on mahdollisuus vaikuttaa kaupungin hankintoihin ja seuraavassa yksi loistava esimerkki siitä:

Joulukuussa 2020 hankintapalvelut ja kaupungin viestintä valmisteli päätöstä liittyä Hansel Oy:n viestintä- ja markkinointipalveluiden dynaamiseen hankintajärjestelmään. Jaetut dynaamiset hankintajärjestelmät perinteisten yhteishankintasopimusten rinnalla ovat melko uusi ilmiö emmekä olleet huomanneet, että liittymisvaatimukset toimittajille olivat niin korkeat, että monet paikalliset toimistot eivät niitä olisi ylittäneet. Jo ennen pykälän viemistä päätöksentekoon muutimme teidän antamanne palautteen valaisemana suunnitelmaa siten, että operatiiviset viestintä- ja markkinointipalvelut kilpailutetaan tänä vuonna erikseen, jotta voisimme antaa myös paikallisille, pienemmille yrityksille mahdollisuuden osallistua kisaan. Kiitos palautteesta!

Seuraavaksi haluaisin vahvistaa siltaa vaaleilla valittuihin päättäjiin. Isommassa kuvassa tulevaisuuden visioni on pitkällä tähtäimellä seuraavanlainen, mutta ymmärrän, että muutospolku sinne on monen vuoden matka.

Uudistetaan hallintosääntöä ja kehitetään mittareita hankintojen seuraamiseksi. Hankintapäätösten tekeminen on usein vain matematiikan hyväksymistä. Matematiikka on absoluuttinen tiede; jos laskut on tehty oikein, onko siinä oikeastaan enää mitään päätettävää? Ehdotan, että etenemme kohti kategorisoitua hankintatoimea, jossa meillä on kategoriastrategiat hankintakategorioille ja mittarit strategioiden toteutumisen seuraamiseksi. Esimerkiksi kuljetuspalveluiden hankintakategoriassa mittarina voisi olla autojen päästöt tai kunnossapitopalveluiden kategoriassa yhtenä mittarina työllistettyjen henkilöiden lukumäärä. Samalla hallintosääntöä voisi uudistaa siten, että päättäjät päättäisivät jatkossa kategoriastrategioiden painotuksista sekä mittareiden tavoitearvoista ja varsinaiset hankintapäätökset eli matematiikan hyväksyntä tehtäisiin viranhaltijapäätöksinä. Tämä toisi kokouksiin todellisia vaikutusmahdollisuuksia sekä ketteryyttä organisaation toimintaan.

Toivoisin, että voisimme lähteä seminaareissa kehittämään hankintatoimea yhdessä kohti tätä visiota, koska kaupunkimme hankinnat ovat euroissa mitattuina suurin yksittäinen mahdollisuus vaikuttaa strategiamme toteuttamiseen ja toisin kuin usein luullaan, julkisissa hankinnoissa on usein muitakin merkittäviä ajureita kuin hinta. Mitäs tuumitte?

Aurinkoisia kevätpäiviä toivotellen,

Petra Pantsar
Järvenpään kaupungin hankintapäällikkö

Järvenpäissään-blogissa kaupungin virkamiehet ja työntekijät kertovat lähellä kaupunkilaisia olevista asioista, ihmiseltä ihmiselle.

Kirjoittaja:

Petra Pantsar

Jaa juttu:

Kirjoittaja:

Petra Pantsar