Takaisin listaukseen
Tarina

Täältä tulee hyperautomaatio – Järvenpään kouluihin haetaan nyt digitaalisesti

Järvenpääduunissa

Sähköiset hakemukset ovat tärkeä välietappi kohti kuntalaisten digitaalista asiointialustaa ja palveluita. Kun osa toimistotyöstä voidaan automatisoida, kehittämisen tulokset vapauttavat kaupungin henkilöstön resursseja vaativampiin tehtäviin.

Järvenpään kaupungin tietohallinto on viimeisen vuoden aikana rakentanut perustaa Toimistotyön automatisointi -palvelua varten.

Pilotointivaiheessa kaupunki on tehnyt runsaasti pohjatyötä ja rakentanut sellaista perustaa, jonka päälle kaupungin palveluita voidaan automatisoida ja esimerkiksi sähköisten lomakkeiden vastaanottaminen onnistuu.

Digitaalisuuden perustukset koostuvat hyperautomaatioista, eli tiedonvälityksen automatisoiduista teknisistä ratkaisuista. Automatisoidut tekniset ratkaisut voivat yhtä hyvin tarkoittaa integraatioalustan, ohjelmistorobotiikan, tekoälyn tai koneoppimisen hyödyntämistä – tai näitä kaikkia yhtä aikaa. Edellä mainittua voisi täydentää esimerkiksi sellainen tekninen lisäratkaisu, jossa prosessissa kerrytetyn datan tietoja voitaisiin louhia esimerkiksi tulevaisuuden ennustamista varten. Useimmiten hyperautomaation olennaisin tavoite on kuitenkin vähentää tekemämme manuaalisen työn määrää.

Sähköinen koulupaikkahakemus ensimmäinen pilotti

Järvenpäässä on tänä keväänä otettu käyttöön sähköinen koulupaikkahakemus. Sen avulla Järvenpäähän muuttavat perheet voivat hakea lapsilleen koulupaikkaa. Digitaalinen koulupaikkahakemus avaa väylän laajemmalle ohjelmistorobotiikan hyödyntämiselle kaupungissa.

Järvenpäässä on noin 4 400 kouluikäistä ja vuosittain Järvenpäässä täytetään 300–350 koulupaikkahakemusta. Myös koulukuljetukset haetaan jatkossa samalla tavalla. Kuljetuksiin liittyviä hakemuksia kaupunki saa vuosittain noin 200.

Kaikki tämä vaatii paljon sekä työntekijöiltä että sovelluksilta.

– Hakijat ovat toivoneet jo pitkään, että hakemukset voisi täyttää sähköisesti. Kuntien joukossa  Järvenpää käy etulinjassa, sillä kuntaan muuttavien perheiden kohdalla sähköinen koulupaikkahakemus ei ole käytössä vielä kovin monessa paikassa, sanoo perusopetuspalveluiden asiantuntija Jenni Kettunen.

Koulupaikkahakemukset muuttuivat merkittävästi vuodessa

Tähän asti postissa tai sähköpostissa lähetetyt hakemukset on vastaanotettu kaupungin kirjaamossa, mistä kaupungin työntekijät ovat vieneet ne eri järjestelmiin ennen huoltajalle lähtevää päätöstä. Yhden hakemuksen käsittelyyn on tarvittu vähintään kahden tai kolmen henkilön resurssit.

Tästä keväästä hakemus on täytetty netissä vahvan tunnistautumisen avulla. Lähetetty data ohjautuu tällöin Järvenpään kaupungin omalle integraatioalustalle. Alusta koostaa päivän aikana tulleiden koulupaikkahakemusten tiedot yhteen suurempaan koontitiedostoon.

Koontitiedosto poimitaan ohjelmistorobotiikan avulla ja siirretään opiskeluhallinnon järjestelmän ennalta määritettyihin tauluihin. Hakemusta ei enää avata vireille kaupungin kirjaamossa, eikä viedä erikseen kaupungin asiainhallintajärjestelmään. Nyt yhden hakemuksen käsittelyyn tarvitaan yhden henkilön resurssit.

Virheiden ja työn määrä on pienempi, kun tietoja ei enää siirretä käsin hakemuksesta järjestelmään. Päätös koulupaikasta on tehty suoraan opiskeluhallinnon järjestelmän kautta vuoden 2020 alusta.

Tiedolla johtaminen osa Järvenpään strategiaa

– Tiedolla johtaminen on osa kaupungin strategiaa. Automatisoinnin työkalut auttavat käytännön tietojohtamisessa ja tieto liikkuu sulavammin järjestelmästä toiseen integraatioiden avulla. Manuaalisia työvaiheita helpotetaan ohjelmistorobotiikalla. Säästöjäkin syntyy, kun päätöksentekoon saadaan tarkempaa tilannekuvaa ja pohjatietoja. Tämä hyperautomaation kokonaisuus lisää tietoa kehittämisen kohteista, toteaa tietohallintojohtaja Toni Pallaspuro.

Automatisointi säästää kustannuksia, tehostaa työajan käyttöä myös asiakaspalvelun näkökulmasta sekä parantaa tietoturvaa.

–Pilotin kokemusten perusteella pystytään jatkossa tunnistamaan etupainotteisesti automatisointiin liittyviä ratkaistavia asioita ja tehostamaan siten itse kehitystyötä. Kaupungin tietohallinnolle koulupaikkahakemuksen automatisointiprosessi on antanut arvokasta tietoa ja oppia prosessien automatisoinnista, sanookehittämispäällikkö Pekka Koponen.     

Järvenpään kaupungilla on käynnissä myös muita automatisointiin ja robotiikkaan liittyviä pilotointeja, kohteena esimerkiksi taloushallinnon laskutusmääräykset ja eläkeläisten liikuntakortti.
Integraatiototeutuksilla puolestaan Järvenpään omien ja esimerkiksi kansallisten järjestelmien välinen tiedonvaihto helpottuu.  

– Sähköisen asiointialustan ja kaupungin taustajärjestelmien väliset integraatiot ovat myös mahdollisia, samoin kansallisten rekisterien, kuten Väestötietojärjestelmän (VTJ) hyödyntäminen, toteaa tietohallinnon pääarkkitehti Markus Lauriala.

Lisätietoja

Kehittämispäällikkö Pekka Koponen, puh. 040 315 3265,
Tietohallintojohtaja Toni Pallaspuro, puh. 050 320 8859,
Pääarkkitehti Markus Lauriala, puh. 0400 456 130,
sähköpostit: etunimi.sukunimi@jarvenpaa.fi  

Järvenpääduunissa-tarinoissa esitellään Järvenpään kaupungin työntekijöitä ja heidän kaupunkilaisten eteen tekemää työtään.

Kirjoittaja:

Lea Kurki

Jaa juttu:

Kirjoittaja:

Lea Kurki