Henkilötietojen käsittely rakentamisen lupamenettelyssä

Tietosuojaseloste päivitetty 4.9.2025
Henkilötietojen käsittely rakentamisen lupamenettelyssä (pdf)

Tässä asiakirjassa kerrotaan, miten henkilötietoja käsitellään Järvenpään kaupungissa rakentamisen lupamenettelyssä, joka tapahtuu Lupapiste palvelussa. Tietosuojaselosteessa kerrotaan myös henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä oikeuksista ja niiden käyttämisestä.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä                                                                                                                    
Järvenpään kaupunki / Kaupunkikehitys
PL 41 (Sibeliuksenkatu 8)
00400 Järvenpää

Vastuuyksikkö ja yhteyshenkilö (yleisiä kysymyksiä varten):
Rakennusvalvonta / Johtava rakennustarkastaja
Kaupunkitekniikka / Kaupunkitekniikan johtaja
Rakennusvalvonnan yhteyshenkilö: Tiedonhallinnan asiantuntija
Kaupunkitekniikan yhteyshenkilö: Kunnossapitovalvoja

Tietopyynnöt ja muut rekisteröidyn oikeudet:

Järvenpään kaupunki
Kirjaamo
PL 41
04401 Järvenpää 
https://turvaposti.jarvenpaa.fi/

Tietosuojavastaavan yhteystiedot:

tietosuojavastaava@jarvenpaa.fi  

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

  • Tietoja käsitellään käyttäjän tunnistamiseksi sekä palvelussa tehtävien yhteydenottojen mahdollistamiseksi rakennusvalvonnan että yleisten alueiden lupamenettelyissä.
  • Henkilötietoja voidaan käyttää markkinointiviestintään sekä mielipidemittaus- ja tutkimuskäyttöön. Markkinointiviestintää voidaan toteuttaa myös sähköisesti ja kohdennettuna (suoramarkkinointi) käyttäjän suostumuksella.

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsiteltävät henkilötiedot

  • nimi, henkilötunnus, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja yhteysosoitetiedot, koulutus- ja ammattipätevyystiedot, asiakohtaiset rooli- ja käsittelytiedot, rakennusten omistustieto, tieto suostumuksesta suoramarkkinointiin, tieto turvakiellosta sekä muita käyttäjien suostumuksella kerättyjä tietoja. Sähköposti-osoite toimii käyttäjätunnuksena palvelussa.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään seuraavien oikeusperusteiden nojalla:

  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 6 kohta 1 e – käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

5.  Henkilötietojen lähde

Käsiteltävät henkilötiedot saadaan henkilöltä itseltään, kun hän rekisteröityy Lupapiste palveluun.

6. Automaattinen päätöksenteko tai profilointi

Henkilötietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

7. Henkilötietojen siirrot ja luovutukset

Joissakin tapauksissa kaupunki käyttää tehtävien suorittamiseen alihankkijoita. Tällöin alihankkijoille luovutetaan asian käsittelyn kannalta välttämättömät henkilötiedot. Alihankkijoiden kanssa on tehty asianmukaiset sopimukset henkilötietojen käsittelystä ja niiden työntekijöillä on samantasoinen vaitiolovelvollisuus kuin Järvenpään työntekijöillä.

Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Henkilötietoja sisältävät rakennustiedot siirretään Lupapisteestä maankäytön toiminnanohjausjärjestelmään Tiera-Cityyn ja sieltä Digi- ja väestötietoviraston (DVV) väestötietojärjestelmän (VTJ) rakennus- ja huoneistorekisteriin (RHR).

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia ja mielipide- tai markkinatutkimusta varten, ellei luovuttamisesta tähän tarkoitukseen ole erikseen säädetty.

8. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle

Käsittelemme henkilötietoja EU/ETA-alueella.

9. Henkilötietojen säilytysajat

Henkilötietoja säilytetään vain sen aikaa, kun se on käsittelyn kannalta tarpeellista tai laki velvoittaa säilyttämiseen. Henkilötietojen säilytysajat suunnitellaan niin, ettei tietoja säilytetä pidempään kuin niiden käsittelytarkoituksen kannalta on välttämätöntä.  Joskus lainsäädäntö velvoittaa kuitenkin käsittelemään tietoja pidempään, ja tällöin noudatamme aina lainsäädännön asettamaa säilytysvelvoitetta.

10. Henkilötietojen suojaus 

Henkilötietoja käytetään vain alkuperäisen keräämistarkoituksen mukaisesti ja henkilötietoja suojataan ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että:

  • tilat ja tietojärjestelmät ovat turvallisia
  • henkilötietojen käsittely suunnitellaan etukäteen
  • tietoja käsittelevän henkilöstön osaaminen varmistetaan ja 
  • käydään läpi sopimukselliset keinot henkilötietojen käsittelijöiden kanssa.

Tietoja käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä. Kaikki Järvenpään kaupungin laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kaupungin oman ja palvelutoimittajien tietoturvaohjeistusten mukaisesti.

Henkilötietoja vastaanottavat ja käsittelevät vain sellaiset henkilöt, jotka osallistuvat toiminnan toteuttamiseen. Työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisuuden sitomia. Työntekijöillä on järjestelmiin henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat, sekä työtehtävien mukaisesti rajatut käyttöoikeudet. Järvenpään kaupunki valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti.  Työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuoja-asetuksen mukaisista rekisteröidyn oikeuksista voit lukea Järvenpään kaupungin verkkosivuilta:

/kaupunki-ja-paatoksenteko/asiointi/tietosuoja-jarvenpaan-kaupungilla/jarvenpaan-kaupunki-rekisterinpitajana/rekisteroidyn-oikeudet

 Verkkosivuilla ovat myös ohjeet rekisteröityjen oikeuksien käyttämiseksi.

Tahdotko jakaa jutun? Se käy kätevästi tästä!