Henkilötietojen käsittely Järvenpäässä

Kuntalaisten tiedot

Järvenpään kaupunki käsittelee yksittäisen kuntalaisen henkilötietoja esimerkiksi seuraavissa tapauksissa:

• palveluiden järjestäminen
• kunnan lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen
• jos henkilö on palvelussuhteessa Järvenpään kaupunkiin sekä uusissa rekrytoinneissa
• kampanjat ja arvonnat
• asukaskyselyt (esim. asukastyytyväisyyttä tutkittaessa)
• sopimusten ja muiden yhteistyösuhteiden ja/tai kumppanuuksien yhteydessä
• kun asioita laitetaan vireille
• kun kaupunki myöntää tukia ja etuuksia yrityksille, yhdistyksille tai yksityishenkilöille esimerkiksi työllistymistä tukevissa tarkoituksissa tai hyväntekeväisyystarkoituksissa.

Käsittelyyn yleensä liittyy lakisääteinen velvoite järjestää kaupungin asukkaille palveluita. Toisinaan henkilötietoja käsitellään suostumuksellasi, esimerkiksi kun on kyse kunnassa vapaaehtoisesti järjestettävästä toiminnasta tai kyselyistä, joilla palveluja kehitetään. Joissakin tapauksissa henkilötietojen käsittely liittyy tilanteeseen, jossa kunta on henkilötietojen käsittelijä.

Esimerkkejä kaupungissa käsiteltävistä tiedoista

Henkilötietojen käyttötarkoitus määritellään jokaiseen palveluun tarpeellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Tietoja kerättäessä varmistutaan, että ylimääräisiä ja tarpeettomia tietoja ei kerätä. Kun tietoja ei enää tarvita määriteltyyn tarkoitukseen, ne joko tuhotaan tai käsitellään teknisesti niin, että kuntalainen ei ole enää tunnistettavissa.

Tarkemmin näitä tietoja ja tietojen käyttötarkoitusta kuvataan palvelukohtaisissa tietosuojaselosteissa.
Tietosuojaselosteet palveluittain

Jos käyttötarkoitus on perusteltavissa, voidaan käsitellä kaupungissa asioivasta henkilöstä esimerkiksi seuraavia tietoja:

Perustiedot/Nimi ja yhteystiedot

Esimerkiksi etu- ja sukunimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero

Perustiedot/Väestötilastolliset tiedot

Henkilöä kuvaavat tiedot: esimerkiksi ikä, syntymäaika, kieli, kotipaikkakunta ja kotimaa.

Tunniste- ja yksilöimistiedot

Henkilötunnus vain silloin, kun se on yksilöimisen kannalta välttämätöntä laissa säädetyin edellytyksin.

Asiakastunnus, henkilönumero tai oppilasnumero

Sähköisten palveluiden rekisteröintitiedot, kuten käyttäjätunnus ja salasana sekä muut vastaavat turvallisuustiedot.

Asiakassuhdetiedot

Palvelun käyttämisestä syntyvät tiedot. Tiedot muodostetaan käytetyn palvelun mukaan.

Palautteet, yhteydenotot ja tietopyynnöt

Kun kuntalainen antaa asiakaspalautetta, ottaa yhteyttä kaupungin viranomaisiin, laittaa asioita vireille tai tekee tietopyyntöjä, hän tulee jättäneeksi asioiden vireille laittamisen yhteydessä henkilötietojaan. Järvenpään kaupunki voi myös päätellä tai johtaa tietoja muista keräämistämme tiedoista.

Käyttäjä- ja muutostiedot

Tietojärjestelmät, joissa kuntalainen asioi, tallentavat käyttäjästä tietoja. Jos tietoja muutetaan, muutoksista tallentuu lisätietoja, jotta voidaan varmistua tietojen olevan oikeita.

Kuva- ja videotallenteet

Tällä tarkoitetaan ihmisistä otettuja valokuvia tai videokuvaa tapahtumissa. Mikäli kuvataan nimenomaista henkilöä, eikä esimerkiksi suurempaa yleisöä tai väkijoukkoa, tulee kuvattavalta henkilöltä pyytää suostumus kuvan julkaisuun.

Turvakameratallenteet

Kuva henkilöstä tai esimerkiksi autosta (rekisterinumero) voi tallentua turvallisuussyistä turvakameroihin, jos liikut alueilla, joissa on kameravalvontaa käytössä.

Kulunvalvonta

Kaupunki kerää kulunvalvontajärjestelmään kuvattavien henkilöiden kulkuoikeuteen ja kulkutapahtumaan liittyviä tietoja, kuten kulun ajankohta, mahdollisesti tietoja henkilön työnantajasta ja roolista.