Henkilötietojen käsittely Järvenpään kaupungin ammatillisessa työpajatoiminnassa

Informointiasiakirja/päivitetty 27.1.2023

Rekisterinpitäjä palvelussa

Järvenpään kaupunki
Osaamis- ja työllisyyspalvelut
PL 41 (Sibeliuksenkatu 8), 04400 Järvenpää

Rekisterin vastuuhenkilö

Kirsi-Marja Karjalainen
Asiakkuusjohtaja
Hyvinvoinnin palvelualue
puh. 040 315 3300

Rekisterin yhteyshenkilö

Sirkka Riikonen
Osaamis- ja työllisyyspalveluiden päällikkö
Osaamis- ja työllisyyspalvelut
puh. 040 315 3538
sähköposti: etunimi.sukunimi@jarvenpaa.fi

Tässä asiakirjassa kerrotaan, miten henkilötietojasi käsitellään Järvenpään kaupungin työpajatoiminnassa. Palvelua järjestää Järvenpään kaupungin osaamis- ja työllisyyspalvelut. Järvenpään työpajatoimintaa järjestetään Cooperin Kulmassa, rakentavien alojen LIITO-pajassa sekä ohjaavien alojen LIITO-pajassa.

Asiakkaaksi tulet työpajatoimintaan sopimuksen mukaisesti, ainoastaan sopimuksin osoitettuna. Opiskelijat voivat osallistua toimintaan koulutussopimuksella tai oppisopimuksella. Oppisopimuksella osallistuvan työnantaja on Järvenpään kaupunki. Valmentautujat osallistuvat kuntouttavan työtoiminnan sopimuksella, jossa lähettävä taho on Keski-Uudenmaan sote kuntayhtymä (Keusote) tai työkokeilusopimuksella, jossa lähettävät taho on TE-hallinto tai joku muu verkosto, kuten uravalmentaja tai etsivä nuorisotyö. Työpajatoimintaan voi osallistua myös palkkatukityöllistettävä ja velvoitetyöllistetty, joiden työnantaja on Järvenpään kaupunki. Työpajatoimintaa järjestetään myös siviilipalvelukeskuksen ja rikosseuraamuslaitoksen toimeksiannolla.

Kun tietojasi käsittelee muu organisaatio, oppilaitos, TE-palvelut tai KELA osana palveluitamme, henkilötietojen käsittelystä kerrotaan näiden palveluiden osalta heidän toimestaan.

Kun työllistyt kaupungille tai kaupungin avulla muihin organisaatioihin tietojasi käsitellään, kuten palvelussuhteessa.

1.  Miksi henkilötietojani käsitellään työpajatoiminnassa ja mikä on tietojen käsittelyperuste?

Henkilötietojasi käsitellään työpajatoiminnassa, jotta palvelun toteuttaminen, työelämään valmentautuminen ja sopimuksen toimeenpaneminen on mahdollista.

Tietosuoja-asetuksen mukaisena käsittelyperusteena on tietosuoja-asetuksen artiklan 6 kohta 1. b, käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä. Sopimukset ovat työkokeilusopimus, koulutussopimus, oppisopimus, siviilipalvelussopimus, yhdyskuntapalvelusopimus ja työsopimus.

Lisäksi artiklan 6 kohta 1. c ja e, mikäli henkilötietojesi käsittely on kaupungin lakisääteisen tehtävän tai yleisen edun tai julkisen vallan vuoksi tarpeellista. Kaupunkia velvoittavat lait soveltuvin osin mm.:

• laki julkisesta työvoima- ja yrityspalveluista
• nuorisolaki
• laki kuntouttavasta työtoiminnasta
• työsopimuslaki ja muu työlainsäädäntö
• työturvallisuuslaki

Erityisiä henkilötietoja, kuten terveydentilaa, voidaan käsitellä palvelun toteuttamiseksi silloin, kun se on lakisääteisten tehtävien hoitamiseksi välttämätöntä (esim. työturvallisuuslaki). Erityisten henkilötietojen käsittelyperusteena on Tietosuojalaki 6.1 § kohta 2.

2.  Mitä henkilötietojani käsitellään Järvenpään kaupungin ammatillisessa työpajatoiminnassa?

Yhteydenpitoa ja yksilöintiä varten voidaan käsitellä

• etunimi, sukunimi
• sähköposti
• puhelinnumero
• osoite
• henkilötunnus
• valokuva (CV ja mahdollinen tarve tunnistaa työhön tuleva henkilö)

Valmennussuunnitelmaan, toiminnan ja työvuorojen järjestämistä varten voidaan käsitellä

• työllistymistietoja
• koulutus- ja työhistoriaa
• työllistymiseen liittyviä terveystietoja
• asiointikieli ja mahdollinen tulkin tarve
• valokuva
• poissaolo- ja läsnäolotietoja

3.  Mistä Järvenpään kaupunki saa käsittelemänsä henkilötiedot?

Järvenpään kaupungin käsittelemät henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti sinulta itseltäsi tai taholta, jonka kanssa sopimusta työpajajakson aloittamisesta laaditaan. Silloin, kun tietojasi saadaan toiselta taholta, luovutukseen on suostumuksesi tai lakisääteinen peruste ja sinulle ilmoitetaan asiasta.

4.  Kuka voi käsitellä henkilötietojasi?

Tietojasi saavat käsitellä ja vastaanottaa vain sellaiset henkilöt, jotka osallistuvat työntekijöinä palvelun toteuttamiseen. Palvelussa käsiteltävät työllisyys- ja terveystiedot ovat salassa pidettäviä. Kaikki työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia myös työsuhteen päättymisen jälkeen.

5.  Kuuluuko käsittelyyn automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Käsittelyyn ei kuulu automaattista päätöksentekoa ja profilointia.

6.  Luovuttaako kaupunki henkilötietojasi eteenpäin?

Poissaolo- ja läsnäolotietosi on velvollisuus ilmoittaa kuntouttavan työtoiminnan ja työkokeilun etuuden maksajalle, esimerkiksi KELA:lle, tai muulle sopimuksen toimeksiantajalle.

Muita tietoja luovutetaan niitä pyytävälle laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta mukaisesti salassapitosäännökset huomioiden.

7.  Siirretäänkö tietojasi EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle?

Tietojasi ei siirretä.

8.  Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään vain sen aikaa, kun se on käsittelyn kannalta tarpeellista, ellei laista muuta johdu. Henkilötietojen säilytysajat suunnitellaan lainsäädännön perusteella tietosuojaperiaatteita noudattaen. Tietojen säilytysajat kuvataan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmassa tai arkistonmuodostussuunnitelmassa.

Henkilötietojen säilytysaikaan tässä rekisterissä voivat vaikuttaa mm. sopimuksessa määritetty aika, työsopimuslaki, työturvallisuuslaki, nuorisolaki, laki kuntouttavasta työtoiminnasta sekä laki julkisesta työvoima ja yrityspalveluista.

9.  Millä tavalla henkilötietojasi suojataan?

Henkilötietojasi saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty. Rekisterin tietoja suojataan ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Suojaus tarkoittaa, että:

• tilat ja tietojärjestelmät ovat turvallisia

• henkilötietojen käsittely suunnitellaan etukäteen
  • tietoja käsittelevän henkilöstön osaaminen varmistetaan ja
  • käydään läpi sopimukselliset keinot henkilötietojen käsittelijöiden kanssa.

Tietojasi käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä. Kaikki Järvenpään kaupungin laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kaupungin oman ja palvelutoimittajien tietoturvasäännösten mukaisesti.

Työntekijöillä on vain työtehtävien mukainen käyttöoikeus sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat eri järjestelmiin. Järvenpään kaupunki valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan.

Kaupungin paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti niille varattuihin kansioihin. Tietoja säilytetään vain laissa määrätyn ajan ja ne hävitetään, kun ne eivät ole enää tarpeellisia.

Rekisteröidyn oikeudet