Henkilötietojen käsittely tilojen varaamisessa

Informointiasiakirja päivitetty 28.2.2024

Henkilötietojen käsittely tilojen varaamisessa (pdf)

Tässä asiakirjassa kerrotaan, miten käsittelemme henkilötietojasi, kun varaat tiloja Järvenpään kaupungilta tilapäiseen tarpeeseen tai vakiovuoroja varten.

Kerromme myös, mitä henkilötietojesi käsittelyyn liittyviä oikeuksia sinulla on ja miten voit halutessasi käyttää niitä.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä
Järvenpään kaupunki
PL 41 (Sibeliuksenkatu 8)
04401 Järvenpää

Vastuuyksikkö ja yhteyshenkilö (yleisiä kysymyksiä varten)
Tiina Inkinen
Palvelupäällikkö
Järvenpää-info
+358 40 315 2725
tiina.inkinen@jarvenpaa.fi

Tietopyynnöt ja muut rekisteröityjen oikeudet:
Järvenpään kaupunki
Kirjaamo
PL 41
04401 Järvenpää 
https://turvaposti.jarvenpaa.fi/

2. Miksi henkilötietojasi käsitellään tilojen varaamisen yhteydessä?

Henkilötietoja käsitellään tilavarausten tekemiseksi ja hallinnoimiseksi. Tarvitsemme henkilötietojasi, jotta tiedämme kuka varauksen on tehnyt ja kuka tilaa käyttää.

Lisäksi tarvitsemme yhteystietosi toimittaaksemme tietoa varauksesta (varausvahvistus, tieto varauksen peruuttamisesta) sekä ottaaksemme tarvittaessa yhteyttä varauksiin liittyvissä asioissa.

Maksullisten tilojen osalta tarvitsemme tietojasi laskutusta varten.

Tilojen vakiovuorojen käsittelyyn liittyen tarvitsemme yhteystietosi toimittaaksemme viranhaltijapäätöksen vuorojaosta kerran vuodessa tehtävän vakiovuorojaon jälkeen.

Käytämme kerättyjä tietoja myös tilastointiin. Tilastointitarkoituksiin kerätyistä tiedosta on poistettu henkilötiedot.

3. Mitä henkilötietojasi käsitellään tilojen varaamisen yhteydessä?

Kun teet tilavarauksen, saamme sinusta seuraavia tietoja:

• Etunimi
• Sukunimi
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Henkilötunnus, joka kerätään seuraavissa tapauksissa:
  • Kun kirjaudut Suomi.fi-tunnistuksen kautta
  • Varaat maksullisen tilan ja laskutamme sinua yksityishenkilönä
• Kun varaus tehdään organisaation puolesta:
  • Organisaation nimi
  • Y-tunnus
  • Organisaation yhteystiedot
• Varauksen yhteyshenkilön tiedot
  • Etunimi
  • Sukunimi
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
• Laskutustiedot
  • Laskutusosoite
• Varauksen tiedot
  • Varattu tila
  • Varauksen ajankohta
  • Varauksen otsikko
  • Henkilömäärä

Mikäli kyseessä on vakiovuoro, saamme lisäksi seuraavat tiedot:

• Vaihtoehtoiset tilat vakiovuorolle
• Vaihtoehtoiset ajankohdat vakiovuorolle

4. Mikä on henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste?

Käsittelemme henkilötietoja seuraavilla oikeusperusteilla.

Sopimus

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on sopimus. Varatessasi tiloja sinun ja Järvenpään välille syntyy sopimus ja henkilötietojasi käsitellään tämän sopimuksen täytäntöönpanemiseksi.

5. Mistä Järvenpään kaupunki saa palvelussa käsittelemänsä henkilötiedot?

Saamme Suomi.fi-tunnistuksen kautta seuraavat tiedot: Etunimi, sukunimi, henkilötunnus.

Muut tiedot annat itse varauksen laatimisen yhteydessä. Tietojen antaminen tapahtuu joko verkkoselaimella tilavarauspalvelussa, tai asioimalla kaupungin toimipisteessä puhelimitse, sähköpostitse tai palvelupisteessä vierailemalla.

6. Kuuluuko käsittelyyn automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Emme käytä henkilötietojasi automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

7. Luovuttaako kaupunki henkilötietojasi eteenpäin?

Pääsy tilavarauksiin liittyviin tietoihin on rajattu vain niille Järvenpään kaupungin työntekijöille, joiden työtehtäviin kyseinen asia kuuluu. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti eikä niitä luovuteta eteenpäin.

 8. Siirretäänkö tietojasi EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle?

Tietojasi ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

9. Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään?

Järvenpään kaupunki säilyttää tilavarauksiin liittyviä tietoja niiden käsittelyn vaatiman ajan sekä 2 vuotta. Tiedot näkyvät asiakkaalle tilavarauspalvelussa yhtä pitkän ajan. Kun säilyttämiselle määritelty aika on päättynyt, varauksiin liittyvät henkilötiedot poistetaan.

 10. Millä tavalla henkilötietojasi suojataan? 

Henkilötietojasi saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty. Rekisterin tietoja suojataan ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Suojaus tarkoittaa, että:

• tilat ja tietojärjestelmät ovat turvallisia
• henkilötietojen käsittely suunnitellaan etukäteen
• tietoja käsittelevän henkilöstön osaaminen varmistetaan ja  
• käydään läpi sopimukselliset keinot henkilötietojen käsittelijöiden kanssa.

Tietojasi käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä. Kaikki Järvenpään kaupungin laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kaupungin oman ja palvelutoimittajien tietoturvaohjeistusten mukaisesti. Työntekijöillä on vain työtehtävien mukainen käyttöoikeus sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat eri järjestelmiin. Järvenpään kaupunki valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti.  Työsuhteen päättyessä tai työntekijän vaihtaessa työtehtävää toiseen, jossa käyttöoikeuksia ei tarvita, hänen käyttöoikeutensa poistetaan.

11. Rekisteröidyn oikeudet

 Sinulla on useita henkilötietojesi käsittelyyn liittyviä oikeuksia, kuten oikeus saada tietoa käsittelystä, sekä oikeus tarkastaa ja tarvittaessa oikaista tietosi. Joissakin tapauksissa voit myös saada vastustaa tai saada tietosi poistetuksi (ns. ”oikeus tulla unohdetuksi”).

Oikeuksien käyttäminen on yleensä ilmaista. Jos kuitenkin teet pyyntöjä jatkuvasti tai pyyntöäsi voidaan muuten pitää perusteettomina tai kohtuuttomina, saatamme kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta tai periä sinulta kohtuullisen käsittelymaksun. Tällaisessa tilanteessa ilmoitamme maksullisuudesta sinulle kuitenkin aina etukäteen.

Alta löydät yhteystiedot oikeuksiesi käyttämiseksi, sekä tarkemman kuvauksen siitä, millaisia oikeuksia sinulla on.

Voit tarkastaa hakemuksesi sisällön kirjautumalla Oma Järvenpää -palveluun. Hakemukset löytyvät Asiointihistoria-välilehdeltä.

Jos haluat muuten käyttää oikeuksiasi, voit toimittaa tietopyynnön meille postitse tai turvasähköpostilla:

Järvenpään kaupunki
Kirjaamo
PL 41
04401 Järvenpää 
https://turvaposti.jarvenpaa.fi/

Yksityisyytesi ja tietojesi turvallisuuden varmistamiseksi varmistamme henkilöllisyytesi aina ennen tietojen luovuttamista sinulle.

Tarkempi kuvaus oikeuksistasi:

Tarkastus- ja oikaisuoikeus 

Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä henkilötietojasi käsittelemme, tai vaihtoehtoisesti saada varmistus siitä, ettemme käsittele henkilötietojasi lainkaan. Mikäli käsittelemämme henkilötietosi ovat mielestäsi virheellisiä, epätarkkoja tai puutteellisia, voit tehdä meille oikaisu- tai täydennyspyynnön.

Oikeus peruuttaa suostumus 

Henkilötietojen käsittelyn perustuessa suostumukseesi, sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksesi. Mikäli peruutat suostumuksesi, lopetamme henkilötietojesi käsittelyn siltä osin, kun se on perustunut suostumukseesi. Erityistilanteissa esimerkiksi laki saattaa kuitenkin velvoittaa meitä edelleen säilyttämään joitain henkilötietoja, vaikka ne olisi alun perin kerätty suostumuksesi perusteella.

Oikeus tietojen poistamiseen 

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus tulla unohdetuksi. Poistamme tiedot myös, jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja peruutat suostumuksesi tai jos vastustat henkilötietojesi käsittelyä, ellei käsittelylle ole muuta perustetta. Kuitenkin työsuhteeseen liittyvien tietojen osalta työnantajaa velvoittavat samat velvoitteet kuin kohdassa ”Oikeus peruuttaa suostumus”. 

Oikeus rajoittaa tai vastustaa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia käsittelyn väliaikaista rajoittamista. Väliaikainen rajoittaminen tarkoittaa, että säilytämme tietosi, muttemme poista tai muulla tavoin käsittele niitä. Tällainen tilanne saattaa syntyä esimerkiksi, jos tietojen oikeellisuudesta on erimielisyyttä ja oikeellisuuden selvittämisprosessi on kesken, tai mikäli tarvitset tietoja esimerkiksi oikeudenkäyntiä varten.

Tietyissä tilanteissa sinulla on myös oikeus vastustaa henkilötietojasi käsittelyä kokonaan. Voit esimerkiksi milloin tahansa kieltää tilaamasi uutiskirjeen tai muun sinuun kohdistetun suoramarkkinoinnin.

Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi 

Sinulla on oikeus vaatia, että sinua koskevat päätökset tekee ihminen, eikä esimerkiksi automaattinen tietokonealgoritmi. Emme käytä automaattista päätöksentekoa toiminnassamme, joten tämän oikeuden toteutumista ei tarvitse erikseen vaatia.

Oikeus siirtää tietoja järjestelmästä toiseen 

Voit pyytää henkilötietojesi siirtoa, jolloin toimitamme sinulle henkilötietosi koneluettavassa muodossa, jotta voit säilyttää niitä itse tai siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle (esim. toiselle palveluntarjoajalle). Mikäli se on teknisesti mahdollista, siirrämme tietojasi myös suoraan toiselle rekisterinpitäjälle pyynnöstäsi. Siirto-oikeus koskee vain tilanteita, joissa käsittelemme henkilötietojasi suostumuksesi tai sopimukseen perustuen ja koskee vain sellaisia tietoja, joita olet itse toimittanut meille. 

Valitusoikeus 

Yllä mainittujen oikeuksien lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojesi käsittelystä. Suomen valvontaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto: www.tietosuoja.fi