Vaikuttamo, ohjaamo- ja aikuisten uravalmennuspalvelut

Informointiasiakirja/päivitetty 27.1.2023

Rekisterinpitäjä ohjaamo- ja aikuisten uravalmennuspalvelussa

Osaamis- ja työllisyyspalvelut
PL 41(Sibeliuksenkatu 8)
04400 Järvenpää

Rekisterin vastuuhenkilö

Kirsi-Marja Karjalainen
hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen johtaja
Hyvinvoinnin palvelualue
puh. 040 315 3300

Rekisterin yhteyshenkilö

Sirkka Riikonen
Osaamis- ja työllisyyspalvelut
puh. 040 315 3538
sähköposti: etunimi.sukunimi@jarvenpaa.fi

Tässä asiakirjassa kerrotaan, miten henkilötietojasi käsitellään Järvenpään kaupungin Vaikuttamon palveluissa, jonka tehtävänä on tarjota osaamista ja työllistymistä tukevia palveluita. Vaikuttamon palveluihin kuuluu alle 30-vuotiaiden Ohjaamopalvelut sekä aikuisten uraohjaus ja työvalmennus. Vaikuttamo tekee monialaista yhteistyötä tarjoamalla muiden työllistymistä tukevien organisaatioiden edustajille ja asiakkaille kohtaamispaikan.

Osa palveluista on saatavissa myös anonyymisti eli henkilötietojen käsittely ei ole välttämätöntä, kun tarvitset tukea ja neuvoja osaamisesi ja työllistymisesi asioissa.

Kun tietojasi käsittelee tiloissamme TE-toimiston tai KELAn työntekijät, informointi tapahtuu näiden palveluiden osalta heidän toimestaan.

Kun työllistyt kaupungille tai kaupungin edelleen sijoittamana muihin organisaatioihin, tietojasi käsitellään, kuten palvelussuhteessa. Mikäli työllistyt avullamme johonkin muuhun organisaatioon, informointi tapahtuu työantajasi toimesta.

1. Miksi henkilötietojani käsitellään Vaikuttamon palveluissa ja mikä on
tietojen käsittelyperuste?

Uraohjauksessa ja työvalmennuksessa henkilötietojasi käsitellään, jos se on tarpeen sinulle kohdistetun uravalmennuksen tai uraohjaamisen toteuttamiseksi. Esimerkiksi, jos sinulle tehdään tilannekartoitus, sovitaan yhteydenpidosta kanssasi tai tilaisuuteen ilmoittautuminen vaatii osallistujien varmistamisen.

Tietosuoja-asetuksen mukaisena käsittelyperusteena on tietosuoja-asetuksen artiklan 6 kohta 1.a suostumus henkilötietojen käsittelyyn tai artiklan 6 kohta 1. e, mikäli henkilötietojesi käsittely on kaupungin yleisen edun tai julkisen vallan vuoksi tarpeellista.

Kun käsittelyperusteena on suostumus, sinulla on aina oikeus peruuttaa suostumuksesi kertomalla siitä Vaikuttamon työntekijälle, jonka jälkeen henkilötietojasi ei enää käsitellä.

2. Mitä henkilötietojani käsitellään ohjaamo- ja aikuisten uravalmennuspalveluissa?

Tilannekartoitusta varten voidaan käsitellä esimerkiksi seuraavia tietojasi (Tietosuoja-asetus artikla 6 kohta 1. a, suostumus)

• työllistymistietojasi
• koulutus- ja työhistoriaasi
• työllistymiseesi vaikuttavista työkykyyn liittyvistä asioista keskustellaan tarpeen mukaan, mutta niitä ei kirjata ylös
• asiointikielesi ja mahdollinen tulkin tarpeesi

Asiointisi sujuvoittamista ja palveluidesi oikeanlaista kohdistamista varten

• ikäsi
• asiointikieli

Erityisiä henkilötietoja, voidaan käsitellä palvelun toteuttamiseksi silloin, kun se on lakisääteisten tehtävien hoitamiseksi välttämätöntä. Erityisten henkilötietojen käsittelyperusteena on Tietosuojalaki 6.1 § kohta 2.

3. Mistä Järvenpään kaupunki saa käsittelemänsä henkilötiedot?

Järvenpään kaupungin käsittelemät henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti sinulta itseltäsi tai tarvittaessa suostumuksellasi tai lakisääteisellä perusteella toisilta viranomaisilta. Mikäli tietoja saadaan toiselta viranomaiselta, tästä kerrotaan sinulle.

4. Kuka voi käsitellä henkilötietojasi?

Palvelussa käsiteltävät työllisyys- ja terveystiedot ovat salassa pidettäviä. Kaikki työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Tietojasi saavat käsitellä ja vastaanottaa vain sellaiset henkilöt, jotka osallistuvat työntekijöinä palvelusi toteuttamiseen.

5. Kuuluuko käsittelyyn automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Käsittelyyn ei kuulu automaattista päätöksentekoa ja profilointia.

6. Luovuttaako kaupunki henkilötietojasi eteenpäin?

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Suostumuksellasi yhteystietosi voidaan luovuttaa työtä tarjoaville työnantajille.

Tietojasi luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia ja mielipide- tai markkinatutkimusta varten, ellei luovuttamisesta tähän tarkoitukseen ole erikseen säädetty.

7. Siirretäänkö tietojasi EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle?

Tietojasi ei siirretä.

8. Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään vain sen aikaa, kun se on käsittelyn kannalta tarpeellista, ellei laista muuta johdu. Henkilötietojen säilytysajat suunnitellaan lainsäädännön perusteella tietosuojaperiaatteita noudattaen. Tietojen säilytysajat kuvataan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmassa tai arkistonmuodostussuunnitelmassa.

Säilytysaikaan tässä rekisterissä vaikuttaa suostumuksessa määritetty (tietosuoja-asetus artikla 6 kohta 1).

9. Millä tavalla henkilötietojasi suojataan?

Henkilötietojasi saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty. Rekisterin tietoja suojataan ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Suojaus tarkoittaa, että:

• tilat ja tietojärjestelmät ovat turvallisia
• henkilötietojen käsittely suunnitellaan etukäteen
• tietoja käsittelevän henkilöstön osaaminen varmistetaan ja
• käydään läpi sopimukselliset keinot henkilötietojen käsittelijöiden kanssa.

Tietojasi käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä. Kaikki Järvenpään kaupungin laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kaupungin oman ja palvelutoimittajien tietoturvasäännösten mukaisesti.

Työntekijöillä on vain työtehtävien mukainen käyttöoikeus sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat eri järjestelmiin.
Järvenpään kaupunki valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan.

Kaupungin paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti niille varattuihin kansioihin. Tietoja säilytetään vain laissa määrätyn ajan ja ne hävitetään, kun ne eivät ole enää tarpeellisia.

Rekisteröidyn oikeudet