Henkilötietojen käsittely Järvenpään kaupungin asuntopalveluissa Ara:n myöntämien korkotukilainakohteiden asukasvalintoihin

Tietosuojaseloste päivitetty 5.5.2025

Henkilötietojen käsittely Järvenpään kaupungin asuntopalveluissa Ara:n myöntämien korkotukilainakohteiden asukasvalintoihin (pdf)

Rekisterinpitäjä asuntopalvelussa
Kaupunkikehitys  
PL 41, 04401 Järvenpää

Rekisterin vastuuhenkilö
Mari Karsio
Erityisasiantuntija
Maanmyynti ja hankekehitys
puh. 040 315 2037

Rekisterin yhteyshenkilö
Nina Nyholm
Asiakaspalvelusihteeri
Kaupunkikehitys
puh. 040 315 2296
sähköposti: etunimi.sukunimi@jarvenpaa.fi

Tässä asiakirjassa kerrotaan, miten henkilötietojasi käsitellään Järvenpään kaupungissa, jos tulet valituksi valtion tukemaan vuokra-asuntoon. Järvenpään kaupunki toimii valtion apulaisviranomaisena ja suorittaa jälkikäteisvalvontaa valtion tukemiin vuokra-asuntoihin.

1. Miksi henkilötietojasi käsitellään valtion tukemien vuokra-asuntojen asukasvalintaraporttien yhteydessä ja mikä on tietojen käsittelyperuste?

Tietojasi käsitellään tarkistaessa valtion tukemien vuokra-asuntojen asettamien kriteerien toteutumista toimijan tekemissä asukasvalintoihin.

Tietosuoja-asetuksen mukaisena käsittelyperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 6 kohta 1 b ja e.

2. Mitä henkilötietojasi käsitellään asukasvalinnan tarkistuksessa asuntopalveluissa?

Toimijan toimittamassa asukasvalintaraportissa on valitun asukkaan seuraavat tiedot:

– nimi

– osoite

– henkilötunnus

– hakijan tulot ja varallisuus

3. Mistä Järvenpään kaupunki saa palvelussa käsittelemänsä henkilötiedot?

Järvenpään kaupungin käsittelemät henkilötiedot saadaan toimijoilta, jotka omistavat valtion tuella rakennettuja asuntoja. He toimittavat kuukausittain listan henkilöistä, jotka on valittu asukkaiksi.

4. Kuka voi käsitellä henkilötietojasi?

Tietojasi saavat käsitellä ja vastaanottaa vain sellaiset henkilöt, jotka osallistuvat työntekijöinä valtion tukemien asuntojen asukasvalintavalvonta tehtäviin.

5. Kuuluuko käsittelyyn automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Käsittelyyn ei kuulu automaattista päätöksentekoa.

6. Luovuttaako kaupunki henkilötietojasi eteenpäin?

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia ja mielipide- tai markkinatutkimusta varten, ellei luovuttamisesta tähän tarkoitukseen ole erikseen säädetty.

7. Siirretäänkö tietojasi EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle?

Tietojasi ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

8. Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään vain sen aikaa, kun se on käsittelyn kannalta tarpeellista, ellei laista muuta johdu. Henkilötietojen säilytysajat suunnitellaan lainsäädännön perusteella tietosuojaperiaatteita noudattaen. Tietojen säilytysajat kuvataan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmassa tai arkistonmuodostussuunnitelmassa. 

Asukasvalintalistaa säilytetään 5 vuotta asiakirjajärjestelmässä, josta se poistetaan määräajan umpeutuessa automaattisesti.

9. Millä tavalla henkilötietojasi suojataan? 

Henkilötietojasi saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty. Rekisterin tietoja suojataan ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Suojaus tarkoittaa, että:

• tilat ja tietojärjestelmät ovat turvallisia
• henkilötietojen käsittely suunnitellaan etukäteen
• tietoja käsittelevän henkilöstön osaaminen varmistetaan ja  
• käydään läpi sopimukselliset keinot henkilötietojen käsittelijöiden kanssa.
  
  

Tietojasi käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä. Kaikki Järvenpään kaupungin laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kaupungin oman ja palvelutoimittajien tietoturvasäännösten mukaisesti. Työntekijöillä on vain työtehtävien mukainen käyttöoikeus sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat eri järjestelmiin.  Järvenpään kaupunki valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti.  Työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan.

Kaupungin paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti niille varattuihin kansioihin. Tietoja säilytetään vain laissa määrätyn ajan ja ne hävitetään, kun ne eivät ole enää tarpeellisia.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Palveluun rekisteröidyllä henkilöllä on tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksia. Ennen oikeuksien toteuttamista, rekisterinpitäjän on pystyttävä vahvistamaan pyynnön esittäjän henkilöllisyys. Jos rekisterinpitäjällä on perusteltu syy epäillä pyynnön esittäjän henkilöllisyyttä, se voi pyytää tätä toimittamaan lisätietoja henkilöllisyyden vahvistamiseksi.  

Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, tai jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko a) periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai b) kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea osoittamalla pyynnön perusteettomuus tai kohtuuttomuus.  

Katso rekisteröidyn oikeudet ja ohjeet kaupungin verkkosivuilta

/kaupunki-ja-paatoksenteko/asiointi/rekisteroidyn-oikeudet

Kaupungin tietosuojavastaavan ajantasaiset yhteystiedot löytyvät kaupungin verkkosivuilta /tietosuojavastaavan-yhteystiedot