Henkilötietojen käsittely osaamis- ja työllisyyspalvelujen avoimessa ryhmätoiminnassa

Tietosuojaseloste päivitetty 18.9.2025
Henkilötietojen käsittely osaamis- ja työllisyyspalvelujen avoimessa ryhmätoiminnassa (pdf)

Tässä asiakirjassa kerrotaan, miten henkilötietoja käsitellään Järvenpään kaupungin osaamis- ja työllisyyspalvelujen avoimessa ryhmätoiminnassa, kun henkilötietojen käsittely on aiheellista. Palvelujen tehtävänä on tarjota asiakkaille avoimia ja maksuttomia osallisuutta, toimintakykyä ja hyvinvointia lisääviä palveluita.

Palvelujen kohderyhmää ovat työikäiset ja ikääntyneet. Osallisuustoimintaa tarjotaan etupäässä anonyymisti, jolloin henkilötietojen käsittely ei ole välttämätöntä.

Tietosuojaselosteessa kerrotaan henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä oikeuksista ja niiden käyttämisestä.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä                                              
Järvenpään kaupunki / Hyvinvoinnin palvelualue
PL 41 (Sibeliuksenkatu 8)
00400 Järvenpää

Vastuuyksikkö ja yhteyshenkilö (yleisiä kysymyksiä varten):
Osaamis- ja työllisyyspalvelut
Sirkka Riikonen
Osaamis- ja työllisyyspalvelujen päällikkö
puh. 040 315 3538
sirkka.riikonen@jarvenpaa.fi

Tietopyynnöt ja muut rekisteröidyn oikeudet:

Järvenpään kaupunki
Kirjaamo
PL 41
04401 Järvenpää 
https://turvaposti.jarvenpaa.fi/

Tietosuojavastaavan yhteystiedot:
tietosuojavastaava@jarvenpaa.fi  

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

1. Palvelun tarjoamiseksi ja yhteydenpitämiseksi esim. ryhmätoiminnat, tapahtumatiedottaminen, vapaaehtoisten yhteystiedot, retket ja tapahtumiin ilmoittautuminen.
2. Tilavarauksissa ja laskutuksen suorittamiseksi Timeworks-varausjärjestelmässä.
3. Asioinnin sujuvoittamista ja palveluiden oikeanlaista kohdistamista, kuten aikataulumuutosten tai toiminnan ennakkomateriaalien toimittamista varten
4. Toimintakeskuksen avainten luovutusta varten.

Tietosuoja-asetuksen mukaisena käsittelyperusteena on tietosuoja-asetuksen artiklan 6 kohta 1.a suostumus henkilötietojen käsittelyyn tai artiklan 6 kohta 1. e, mikäli henkilötietojesi käsittely on kaupungin yleisen edun tai julkisen vallan käytön vuoksi tarpeellista.

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsiteltävät henkilötiedot yksilöintiä varten

Palvelun tarjoamiseksi ja yhteydenpitämiseksi esim. ryhmätoiminnat, tapahtumatiedottaminen, vapaaehtoisten yhteystiedot, retket ja tapahtumiin ilmoittautuminen.

• Nimi
• Yhteystiedot: puhelinnumero ja sähköpostiosoite

Tilavarauksissa ja laskutuksen suorittamiseksi Timeworks-varausjärjestelmässä.

• Henkilöasiakkaalta: nimi, puhelinnumero, osoite, sähköposti, sosiaaliturvatunnus
• Organisaatioilta: nimi, yhteyshenkilö, puhelinnumero, osoite, sähköposti, y-tunnus

Asioinnin sujuvoittamista ja palveluiden oikeanlaista kohdistamista, kuten aikataulumuutosten tai toiminnan ennakkomateriaalien toimittamista varten

• Nimi

• Yhteystiedot: puhelinnumero ja sähköpostiosoite

Toimintakeskuksen avainten luovutusta varten:

• Yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero, organisaatio
• Em. tietojen lisäksi rekisteröity voi halutessaan luovuttaa itsestään myös muita palvelun toteuttamisen kannalta olennaisia tietoja.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään seuraavien oikeusperusteiden nojalla:

Oikeusperuste 1:

Henkilötietojen käsittely kunnan työllistymistä edistävissä palveluissa perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan e alakohdassa tarkoitettuun yleiseen etuun liittyvään tehtävään ja kuntalain (410/2015) 7 §:än.

5.  Henkilötietojen lähde

Käsiteltävät henkilötiedot saadaan

• Järvenpään kaupungin käsittelemät henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään.
• Tietoja voidaan saada myös Keski-Uudenmaan sosiaali- ja terveyspalveluista, mikäli he suosittelevat asiakkaalle jotain avointa ryhmätoimintaa.

6. Automaattinen päätöksenteko tai profilointi

Henkilötietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

7. Henkilötietojen siirrot ja luovutukset

Osaamis- ja työllisyyspalvelujen avoimessa ryhmätoiminnassa mitään rekisteröidyn tietoja ei luovuteta toiminnan ulkopuolisille tahoille.

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia ja mielipide- tai markkinatutkimusta varten.

8. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle

Henkilötietoja käsitellään EU/ETA-alueella. Tietoja ei siirretä.

9. Henkilötietojen säilytysajat

Henkilötietoja säilytetään vain sen aikaa, kun se on käsittelyn kannalta tarpeellista, ellei laista muuta johdu. Henkilötietojen säilytysajat suunnitellaan lainsäädännön perusteella tietosuojaperiaatteita noudattaen. Tietojen säilytysajat kuvataan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmassa tai arkistonmuodostussuunnitelmassa. Tyypillinen säilytysaika on 1–2 vuotta asiakkuuden päättymisestä.

Säilytysaikaan tässä rekisterissä vaikuttaa suostumuksessa määritetty voimassaoloaika (tietosuoja-asetus artikla 6 kohta 1).

10. Henkilötietojen suojaus 

Henkilötietoja käytetään vain alkuperäisen keräämistarkoituksen mukaisesti ja henkilötietoja suojataan ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että:

• tilat ja tietojärjestelmät ovat turvallisia
• henkilötietojen käsittely suunnitellaan etukäteen
• tietoja käsittelevän henkilöstön osaaminen varmistetaan ja 
• käydään läpi sopimukselliset keinot henkilötietojen käsittelijöiden kanssa.

Tietoja käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä. Kaikki Järvenpään kaupungin laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kaupungin oman ja palvelutoimittajien tietoturvaohjeistusten mukaisesti.

Henkilötietoja vastaanottavat ja käsittelevät vain sellaiset henkilöt, jotka osallistuvat toiminnan toteuttamiseen. Työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisuuden sitomia. Työntekijöillä on järjestelmiin henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat, sekä työtehtävien mukaisesti rajatut käyttöoikeudet. Järvenpään kaupunki valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti.  Työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan.

Kaupungin paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti niille varattuihin kansioihin. Tietoja säilytetään vain laissa määrätyn ajan ja ne hävitetään, kun ne eivät ole enää tarpeellisia.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuoja-asetuksen mukaisista rekisteröidyn oikeuksista voi lukea Järvenpään kaupungin verkkosivuilta:

/kaupunki-ja-paatoksenteko/asiointi/tietosuoja-jarvenpaan-kaupungilla/jarvenpaan-kaupunki-rekisterinpitajana/rekisteroidyn-oikeudet

Verkkosivuilla ovat myös ohjeet rekisteröityjen oikeuksien käyttämiseksi.