Etusivu/Kaupunki ja päätöksenteko/Asiointi/Tietosuoja/Järvenpään kaupunki rekisterinpitäjänä/Tietosuojaselosteet palveluittain/Tarjoajan henkilötietojen käsittely hankintaprosessissa
Tarjoajan henkilötietojen käsittely hankintaprosessissa
Tietosuojaseloste päivitetty 14.4.2025
Tarjoajan henkilötietojen käsittely hankintaprosessissa (pdf)
Tässä asiakirjassa kerrotaan, miten tarjoajan tarjouksessaan ilmoittamia henkilötietoja käsitellään hankintaprosessissa. Tietosuojaselosteessa kerrotaan myös henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä oikeuksista ja niiden käyttämisestä.
1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Rekisterinpitäjä
Järvenpään kaupunki / Konsernipalvelut
PL 41 (Sibeliuksenkatu 8)
00400 Järvenpää
Vastuuyksikkö ja yhteyshenkilö (yleisiä kysymyksiä varten):
Hankintapalvelut
Hankintapäällikkö
Puh. nro (09) 27 191
hankintapalvelut@jarvenpaa.fi
Tietopyynnöt ja muut rekisteröidyn oikeudet:
Järvenpään kaupunki
Kirjaamo
PL 41
04401 Järvenpää
https://turvaposti.jarvenpaa.fi/
Tietosuojavastaavan yhteystiedot:
tietosuojavastaava@jarvenpaa.fi
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:
- Hankintaprosessin tiedoksiannot ja muut tarvittavat yhteydenotot
- Tarjousten arviointi, mikäli arvioidaan nimettyjä henkilöitä
- Rikosrekistereiden tarkastaminen
- EU-kynnysarvon ylittävän kisan voittaneen tarjoajan avainhenkilöiltä
- Lapsien kanssa työskenteleviltä henkilöiltä
3. Käsiteltävät henkilötiedot
Käsiteltävät henkilötiedot
- Tarjouksen yhteyshenkilö:
- Etunimi
- Sukunimi
- Sähköposti
- Puhelinnumero
- Titteli
- Tarjouksessa nimetyt asiantuntijat
- Etunimi
- Sukunimi
- Sähköposti
- Puhelinnumero
- Titteli
- Koulutus
- Työkokemus
- Taidot tai muu ansioluettelosta löytyvä tieto
- Yrityksen ylintä päätäntävaltaa edustavat henkilöt (EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa)
- Etunimi
- Sukunimi
- Sähköposti
- Puhelinnumero
- Titteli
- Rikosrekisteri
- Lasten kanssa työskentelevät työntekijät
- Etunimi
- Sukunimi
- Sähköposti
- Puhelinnumero
- Titteli
- Rikosrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään seuraavien oikeusperusteiden nojalla:
- Lakisääteinen velvoite
- Järvenpään kaupungin on kilpailutettava hankintansa hankintalain mukaisesti ja tähän prosessiin kuuluu olennaisena osana myös tässä dokumentissa kuvattu henkilötietojen käsittely.
5. Henkilötietojen lähde
Käsiteltävät henkilötiedot saadaan henkilöltä, joka jättää tarjouksen Tarjouspalvelussa. Tämä henkilö edustaa yritystä, jonka työntekijöiden henkilötietoja nämä tiedot ovat.
JA
Tarjousten arviointivaiheessa tai sopimusta tehdessä voidaan pyytää lisäselvityksiä tai tarkastaa kohdassa 2 mainitun mukaisista syistä rikosrekisterit.
6. Automaattinen päätöksenteko tai profilointi
Henkilötietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.
7. Henkilötietojen siirrot ja luovutukset
Joissakin tapauksissa kaupunki käyttää tehtävien suorittamiseen alihankkijoita. Tällöin alihankkijoille luovutetaan asian käsittelyn kannalta välttämättömät henkilötiedot. Alihankkijoiden kanssa on tehty asianmukaiset sopimukset henkilötietojen käsittelystä ja niiden työntekijöillä on samantasoinen vaitiolovelvollisuus kuin Järvenpään työntekijöillä.
Tarjousasiakirjojen julkisuus
Kaupunkia velvoittaa laki toiminnan julkisuudesta ja julkaisemme kaikki hankintapäätöksemme myös avoimesti verkossa. Tarjousta jättäessään tarjoajalla on mahdollisuus merkitä tarjouksen kriteereitä sekä liitteitä liikesalaisuudeksi. Liikesalaisuudesta päättää kuitenkin aina hankintayksikkö. Liikesalaisuudeksi todettuja tietoja ei julkaista. Mikäli tarjoaja ei halua esimerkiksi nimetyn asiantuntijan nimeä julkaistavan verkossa, tulee tarjoajan itse merkata nimettyä asiantuntijaa koskeva kriteeri tai liite liikesalaisuudeksi tarjousta tehdessään.
8. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle
Käsittelemme henkilötietoja EU/ETA-alueella.
9. Henkilötietojen säilytysajat
Henkilötietoja säilytetään vain sen aikaa, kun se on käsittelyn kannalta tarpeellista tai laki velvoittaa säilyttämiseen. Henkilötietojen säilytysajat suunnitellaan niin, ettei tietoja säilytetä pidempään kuin niiden käsittelytarkoituksen kannalta on välttämätöntä. Joskus lainsäädäntö velvoittaa kuitenkin käsittelemään tietoja pidempään, ja tällöin noudatamme aina lainsäädännön asettamaa säilytysvelvoitetta.
Rikosrekistereitä ei säilytetä lainkaan vaan ne tarkastetaan ainoastaan katsomalla.
10. Henkilötietojen suojaus
Henkilötietoja käytetään vain alkuperäisen keräämistarkoituksen mukaisesti ja henkilötietoja suojataan ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että:
- tilat ja tietojärjestelmät ovat turvallisia
- henkilötietojen käsittely suunnitellaan etukäteen
- tietoja käsittelevän henkilöstön osaaminen varmistetaan ja
- käydään läpi sopimukselliset keinot henkilötietojen käsittelijöiden kanssa.
Tietoja käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä. Kaikki Järvenpään kaupungin laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kaupungin oman ja palvelutoimittajien tietoturvaohjeistusten mukaisesti.
Henkilötietoja vastaanottavat ja käsittelevät vain sellaiset henkilöt, jotka osallistuvat toiminnan toteuttamiseen. Työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisuuden sitomia. Työntekijöillä on järjestelmiin henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat, sekä työtehtävien mukaisesti rajatut käyttöoikeudet. Järvenpään kaupunki valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan.
Kaupungin paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti niille varattuihin kansioihin. Tietoja säilytetään vain laissa määrätyn ajan ja ne hävitetään, kun ne eivät ole enää tarpeellisia.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Tietosuoja-asetuksen mukaisista rekisteröidyn oikeuksista voit lukea Järvenpään kaupungin verkkosivuilta:
Verkkosivuilla ovat myös ohjeet rekisteröityjen oikeuksien käyttämiseksi.