Julkisuuslain mukaiseen sähköiseen tietopyyntöprosessiin liittyvien henkilötietojen käsittely

Informointiasiakirja päivitetty 28.9.2023

Julkisuuslain mukaiseen sähköiseen tietopyyntöprosessiin liittyvien henkilötietojen käsittely (pdf)

Tässä asiakirjassa kerrotaan, miten käsittelemme henkilötietojasi, kun teet Julkisuuslain mukaisen sähköisen tietopyynnön Järvenpään kaupungille Oma Järvenpää -asiointipalvelussa. Kerromme myös, mitä henkilötietojesi käsittelyyn liittyviä oikeuksia sinulla on ja miten voit halutessasi käyttää niitä. Asiointipalvelun tietopyyntölomakkeen käyttö edellyttää tunnistautumista Suomi.fi-palvelun kautta.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä
Järvenpään kaupunki
PL 41 (Sibeliuksenkatu 8)
04401 Järvenpää

Vastuuyksikkö ja yhteyshenkilö (yleisiä kysymyksiä varten)
Anne Alakallaanvaara
Kehittämispäällikkö
Kirjaamo ja asiakirjahallinto
+358 40 315 3466
kirjaamo@jarvenpaa.fi

Tietopyynnöt ja muut rekisteröityjen oikeudet:
Järvenpään kaupunki
Kirjaamo, PL 41, 04401 Järvenpää 
https://turvaposti.jarvenpaa.fi/

2. Miksi henkilötietojasi käsitellään tietopyyntöjen yhteydessä?

Henkilöä koskevissa tietopyynnöissä tulee olla tiedossa henkilöllisyytesi tietääksemme, kenelle vastaamme. Osa tietopyynnöistä koskee luottamuksellisia asioita, joita koskevia tietoja voimme luovuttaa vain henkilölle itselleen tai sellaiselle henkilölle, jolla on asemansa (esim. huoltajuus) tai valtuutuksensa perusteella oikeus saada tietoja kyseisestä asiasta. Yhteystietosi tarvitsemme tietopyynnön alaisten tietojen toimittamiseen hakijalle.

Käytämme tietopyyntöjä myös tilastointiin. Tilastointitarkoituksiin kerätyistä tietopyynnöistä on poistettu henkilötiedot.

3. Mitä henkilötietojasi käsitellään tietopyynnön yhteydessä?

Kun teet tietopyynnön kirjautuneena käyttäjänä, saamme sinusta seuraavia tietoja:

– Etunimi
– Sukunimi
– Henkilötunnus
– Tietopyynnön valinnat (yleinen tietopyyntö, itseäsi koskeva tietopyyntö tai edustamaasi henkilöä koskeva tietopyyntö)
– Tietopyynnön vapaamuotoinen kuvaus
– Kaupungin palvelu, jota tietopyyntö koskee
– Tietopyynnön toimittamistapa (sähköposti, kirje tai nouto kaupungin toimipisteestä)
– Tietopyynnön toimittamiseen tarvittavat yhteystiedot (sähköposti ja puhelin, tarvittaessa myös katuosoite, postinumero ja paikkakunta)

4. Mikä on henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste?

Käsittelemme tietopyyntölomakkeen kautta lähetettyjä tietopyyntöjä seuraavilla oikeusperusteilla.

Lakisääteinen velvoite

Järvenpäällä on Julkisuuslain (6211/1999) 2, 3, 4 ja 5 luvussa viranomaisille säädetty velvollisuus antaa tietoja asiakirjoista.  Jos haluat peruuttaa lähettämäsi tietopyynnön, se on mahdollista, kunnes tietopyyntöön on vastattu. Ota tällöin yhteyttä mahdollisimman pian Järvenpään kaupungin kirjaamoon, jonka yhteystiedot ovat tämän informointiasiakirjan alussa.

5. Mistä Järvenpään kaupunki saa palvelussa käsittelemänsä henkilötiedot?

Järvenpään kaupunki saa Suomi.fi-tunnistautumisen kautta tietopyynnön lähettäjästä seuraavat perustiedot: etunimi, sukunimi, henkilötunnus, sähköpostiosoite, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka sekä kotipaikka.

Ennen kuin voit lähettää tietopyynnön Järvenpään digitaalisessa asiointipalvelussa (Oma Järvenpää -palvelu), sinun tulee antaa myös puhelinnumerosi.

Tietopyyntölomakkeella voit halutessasi antaa tietopyynnön käsittelyyn muut yhteystiedot kuin ne, joita haluat käyttää yleisesti asiointipalvelussa.

6. Kuuluuko käsittelyyn automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Emme käytä henkilötietojasi automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

7. Luovuttaako kaupunki henkilötietojasi eteenpäin?

Yksittäinen tietopyyntö ohjautuu Järvenpäänkaupungin siihen yksikköön, jonka vastuulle tietopyynnön aihepiiri kuuluu. Pääsy tietopyyntöihin on rajattu vain niille henkilöille, joiden työtehtäviin kyseinen asia kuuluu. Tietopyynnöt käsitellään luottamuksellisesti eikä tietoja luovuteta eteenpäin.

 8. Siirretäänkö tietojasi EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle?

Tietojasi ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

9. Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään?

Järvenpään kaupunki säilyttää tietopyyntöjä niiden käsittelyn vaatiman ajan sekä kymmenen vuotta. Tietopyynnöt näkyvät niiden lähettäjälle Oma Järvenpää -palvelun Asiointihistoria-välilehdellä yhtä pitkän ajan. Kun säilyttämiselle määritelty aika on päättynyt, tietopyynnöt ja niihin liittyvät henkilötiedot poistetaan.

 10. Millä tavalla henkilötietojasi suojataan? 

Henkilötietojasi saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty. Rekisterin tietoja suojataan ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Suojaus tarkoittaa, että:

Tietojasi käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä. Kaikki Järvenpään kaupungin laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kaupungin oman ja palvelutoimittajien tietoturvaohjeistusten mukaisesti. Työntekijöillä on vain työtehtävien mukainen käyttöoikeus sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat eri järjestelmiin. Järvenpään kaupunki valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti.  Työsuhteen päättyessä tai työntekijän vaihtaessa työtehtävää toiseen, jossa käyttöoikeuksia ei tarvita, hänen käyttöoikeutensa poistetaan.

11. Rekisteröidyn oikeudet

 Sinulla on useita henkilötietojesi käsittelyyn liittyviä oikeuksia, kuten oikeus saada tietoa käsittelystä, sekä oikeus tarkastaa ja tarvittaessa oikaista tietosi. Joissakin tapauksissa voit myös saada vastustaa tai saada tietosi poistetuksi (ns. ”oikeus tulla unohdetuksi”).

Oikeuksien käyttäminen on yleensä ilmaista. Jos kuitenkin teet pyyntöjä jatkuvasti tai pyyntöäsi voidaan muuten pitää perusteettomina tai kohtuuttomina, saatamme kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta tai periä sinulta kohtuullisen käsittelymaksun. Tällaisessa tilanteessa ilmoitamme maksullisuudesta sinulle kuitenkin aina etukäteen.

Alta löydät yhteystiedot oikeuksiesi käyttämiseksi, sekä tarkemman kuvauksen siitä, millaisia oikeuksia sinulla on.

Voit tarkastaa tietopyyntölomakkeen avulla antamasi tietopyynnön sisällön kirjautumalla Oma Järvenpää -palveluun. Tietopyynnöt löytyvät Asiointihistoria-välilehdeltä.

Jos haluat muuten käyttää oikeuksiasi, voit toimittaa tietopyynnön meille postitse tai turvasähköpostilla:

Järvenpään kaupunki
Kirjaamo
PL 41
04401 Järvenpää 
https://turvaposti.jarvenpaa.fi/

Yksityisyytesi ja tietojesi turvallisuuden varmistamiseksi varmistamme henkilöllisyytesi aina ennen tietojen luovuttamista sinulle.

Tarkempi kuvaus oikeuksistasi:

Tarkastus- ja oikaisuoikeus 

Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä henkilötietojasi käsittelemme, tai vaihtoehtoisesti saada varmistus siitä, ettemme käsittele henkilötietojasi lainkaan. Mikäli käsittelemämme henkilötietosi ovat mielestäsi virheellisiä, epätarkkoja tai puutteellisia, voit tehdä meille oikaisu- tai täydennyspyynnön.

Oikeus peruuttaa suostumus 

Henkilötietojen käsittelyn perustuessa suostumukseesi, sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksesi. Mikäli peruutat suostumuksesi, lopetamme henkilötietojesi käsittelyn siltä osin, kun se on perustunut suostumukseesi. Erityistilanteissa esimerkiksi laki saattaa kuitenkin velvoittaa meitä edelleen säilyttämään joitain henkilötietoja, vaikka ne olisi alun perin kerätty suostumuksesi perusteella.

Oikeus tietojen poistamiseen 

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus tulla unohdetuksi. Poistamme tiedot myös, jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja peruutat suostumuksesi tai jos vastustat henkilötietojesi käsittelyä, ellei käsittelylle ole muuta perustetta. Kuitenkin työsuhteeseen liittyvien tietojen osalta työnantajaa velvoittavat samat velvoitteet kuin kohdassa ”Oikeus peruuttaa suostumus”. 

Oikeus rajoittaa tai vastustaa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia käsittelyn väliaikaista rajoittamista. Väliaikainen rajoittaminen tarkoittaa, että säilytämme tietosi, muttemme poista tai muulla tavoin käsittele niitä. Tällainen tilanne saattaa syntyä esimerkiksi, jos tietojen oikeellisuudesta on erimielisyyttä ja oikeellisuuden selvittämisprosessi on kesken, tai mikäli tarvitset tietoja esimerkiksi oikeudenkäyntiä varten.

Tietyissä tilanteissa sinulla on myös oikeus vastustaa henkilötietojasi käsittelyä kokonaan. Voit esimerkiksi milloin tahansa kieltää tilaamasi uutiskirjeen tai muun sinuun kohdistetun suoramarkkinoinnin.

Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi 

Sinulla on oikeus vaatia, että sinua koskevat päätökset tekee ihminen, eikä esimerkiksi automaattinen tietokonealgoritmi. Emme käytä automaattista päätöksentekoa toiminnassamme, joten tämän oikeuden toteutumista ei tarvitse erikseen vaatia.

Oikeus siirtää tietoja järjestelmästä toiseen 

Voit pyytää henkilötietojesi siirtoa, jolloin toimitamme sinulle henkilötietosi koneluettavassa muodossa, jotta voit säilyttää niitä itse tai siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle (esim. toiselle palveluntarjoajalle). Mikäli se on teknisesti mahdollista, siirrämme tietojasi myös suoraan toiselle rekisterinpitäjälle pyynnöstäsi. Siirto-oikeus koskee vain tilanteita, joissa käsittelemme henkilötietojasi suostumuksesi tai sopimukseen perustuen ja koskee vain sellaisia tietoja, joita olet itse toimittanut meille. 

Valitusoikeus 

Yllä mainittujen oikeuksien lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojesi käsittelystä. Suomen valvontaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto: www.tietosuoja.fi