Nuorisopalvelut

Informointiasiakirja/päivitetty 15.2.2021

Rekisterinpitäjä nuorisopalveluissa

HYTE-palvelut
Osoitetiedot
Järvenpään kaupunki

Rekisterin vastuuhenkilö

Kirsi-Marja Karjalainen
Hyte-johtaja
Hyte-palvelut
puh. 040 315 3300

Rekisterin yhteyshenkilö

Anu Puro
nuorisopalvelujen päällikkö
Nuorten Hyte
puh. 040 315 2223
sähköposti: etunimi.sukunimi@jarvenpaa.fi

Tässä asiakirjassa kerrotaan, miten henkilötietoja käsitellään Järvenpään kaupungin nuorisopalvelujen tuottamassa avoimessa, kerho- ja retkitoiminnoissa.

Henkilörekisteristä vastaa: Nuorisopalvelujen päällikkö Anu Puro
Rekisteriin liittyviin kysymyksiin vastaa: Nuorisopalvelujen päällikkö Anu Puro

1. Miksi henkilötietojani käsitellään nuorisopalveluissa ja mikä on tietojen käsittelyperuste?

Tietoja käsitellään, jotta nuorisopalvelujen toimintaan osallistuvien nuorten huoltajiin voidaan olla tarvittaessa yhteydessä. Esimerkiksi mikäli nuorelle sattuu jokin tapaturma toiminnassa tai nuoren toiminta edellyttää yhteydenottoa vanhempiin, on tärkeää, että nuorisotyöntekijöiden
käytössä on nuoren huoltajan ajantasaiset yhteystiedot. Lisäksi toiminnassa olevat ikärajoitukset edellyttävät nuoren syntymäajan tietämistä, jotta nuorta voidaan ohjata hänen ikäisilleen tarkoitettuun toimintaan. Tietoja käsitellään nuoren turvallisuuden varmistamiseksi ja oikeaan toimintaan ohjaamiseksi.

Tietosuoja-asetuksen mukaisena käsittelyperusteena on nuoren ja hänen huoltajansa suostumus.

Suostumuksen peruttaminen tapahtuu ilmoittamalla nuorisopalvelujen päällikölle.

2. Mitä henkilötietoja käsitellään nuorisopalveluissa?

Nuorisopalveluissa käsiteltäviä henkilötietoja ovat nuoren ja hänen huoltajansa nimi ja yhteystiedot sekä nuoren syntymäaika. Mikäli kerho- tai retkitoiminta on maksullista, kerätään huoltajan
osoitetiedot laskun lähettämistä varten.

3. Mistä kaupunki saa käsittelemänsä henkilötiedot?

Järvenpään kaupungin käsittelemät tiedot saadaan toimintaan osallistuvalta nuorelta. Kun nuori tulee ensimmäistä kertaa palveluun, häneltä pyydetään mainitut tiedot, jonka jälkeen ollaan mahdollisimman nopeasti yhteydessä nuoren ilmoittamaan huoltajaan. Tarkoituksena tarkistaa nuoren antamien tietojen paikkansapitävyys, informoida huoltajaa nuoren osallistumisesta nuorisopalvelujen toimintaan sekä kertoa tietojen keräämisen tarkoitus ja pyytä huoltajalta suostumus tietojen tallentamiseen.

5. Kuka voi käsitellä henkilötietoja?

Nuorisopalvelujen toiminta perustuu luottamukseen, palveluissa käsiteltävät tiedot ovat salassapidettäviä (JulkL § 24.1 k 32), ja niitä käsittelevät työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia.

Tietojasi saavat käsitellä ja vastaanottaa vain sellaiset henkilöt, jotka osallistuvat työntekijöinä asiakkaan palvelun toteuttamiseen.

6. Luovuttaako kaupunki henkilötietoja eteenpäin?

Tietojasi voidaan luovuttaa eteenpäin vain nuoren ja hänen huoltajansa suostumuksella. Kunnan virkamiehellä on velvollisuus luovuttaa sosiaalihuollon viranomaiselle hänen tarvitsemiaan salassa pidettäviä tietoja, jotka ovat välttämättömiä esim. sosiaalihuollon tarpeen selvittämiseksi tai sen järjestämiseksi. Nuorisopalveluissa pyritään mahdollisuuksien mukaan noudattamaan hyvän hallinnon periaatetta ja luovuttamaan pyydetyt tiedot yhdessä nuoren ja hänen huoltajansa
kanssa.

7. Siirretäänkö tietoja EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä.

8. Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Nuorisopalvelujen keräämät yhteystiedot tarkistetaan vuosittain, toimintakauden käynnistyessä elo-syyskuun aikana. Tällöin tarpeettomat ja vanhentuneet tiedot poistetaan. Mikäli nuori erikseen
ilmoittaa, että ei enää käytä Järvenpään nuorisopalvelujen palveluja, nuoren ja hänen huoltajansa tiedot poistetaan.

Kerho- ja retkitoiminnassa tiedot poistetaan, kun toiminto on päättynyt ja laskutukseen liittyvä kirjanpitolain mukainen säilytysvelvollisuus päättyy.

9. Millä tavalla henkilötietojasi suojataan?

Henkilötietojasi saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty. Rekisterin tietoja suojataan ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Suojaus tarkoittaa, että:

• tilat ja tietojärjestelmät ovat turvallisia
• henkilötietojen käsittely suunnitellaan etukäteen
• tietoja käsittelevän henkilöstön osaaminen varmistetaan ja
• käydään läpi sopimukselliset keinot henkilötietojen käsittelijöiden kanssa.

Tietojasi käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä. Kaikki Järvenpään kaupungin laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kaupungin oman ja palvelutoimittajien tietoturvasäännösten mukaisesti.

Työntekijöillä on vain työtehtävien mukainen käyttöoikeus sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat eri järjestelmiin. Järvenpään kaupunki valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan.

Kaupungin paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti niille varattuihin kansioihin. Tietoja säilytetään vain laissa määrätyn ajan ja ne hävitetään, kun ne eivät ole enää tarpeellisia.

Rekisteröidyn oikeudet

Henkilötietojen käsittely Nuorisopalveluiden etsivässä nuorisotyössä 

Rekisterinpitäjä palvelussa  
Järvenpään kaupunki 

Nuorisopalvelut, Emalitehtaankatu 2, 2.krs , 04410 Järvenpää 

Rekisterin vastuuhenkilö 
Kristiina Soots 
Palvelualuejohtaja 
Hyvinvoinnin palvelualue 
puh. + 358 701 5207 

Rekisterin yhteyshenkilö 
Anu Puro 
Nuorisopalveluiden päällikkö 
puh. 040 315 2223 
sähköposti: etunimi.sukunimi@jarvenpaa.fi  

Tässä asiakirjassa kerrotaan, miten henkilötietoja käsitellään Järvenpään kaupungin etsivässä nuorisotyössä. Nuorelle ja alaikäisen nuoren huoltajalle on etukäteen ilmoitettava, että nuorta koskevia tietoja käsitellään etsivässä nuorisotyössä ja että niitä voidaan ilman suostumusta luovuttaa etsivää nuorisotyötä varten nuorisolaissa säädetyin tavoin ja edellytyksin (Nuorisolaki 10 §). 

Kun työskentelemme yhteistyössä TE-toimiston tai KELAn työntekijöiden kanssa, informointi tapahtuu näiden palveluiden osalta heidän toimestaan.  

1. Miksi henkilötietojasi käsitellään etsivässä nuorisotyössä ja mikä on tietojen käsittelyperuste? 

Tietojasi käsitellään, jotta etsivän nuorisotyöntekijän on mahdollista löytää sinulle tai huolettavallesi sopivat palvelut ja tehdä kanssasi yhteistyötä oikeissa verkostoissa. 

Tietosuoja-asetuksen mukaisena käsittelyperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen artiklan 6 kohta 1c, käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen toteuttamiseksi. Käsittely on tarpeen nuorisolain mukaisten toimenpiteiden toteuttamiseksi.  Mikäli käsittelyperusteena on suostumus (EU:n yleinen tietosuoja-asetus artikla 6 kohta 1 a), sinulla on aina oikeus peruuttaa suostumuksesi kertomalla siitä etsivälle nuorisotyöntekijälle, jonka jälkeen henkilötietojasi ei enää käsitellä. 

Tietoja käsitellään myös tilastointitarkoituksessa (EU:n yleinen tietosuoja-asetus artikla 6 k 1.c vai e, Tietosuojalaki 6.1 § k 7). 

2. Mitä henkilötietojasi käsitellään etsivässä nuorisotyössä? 

Yhteydenpitoa ja yksilöintiäsi varten voidaan käsitellä 

– etunimi, sukunimi 

– sähköposti 

– puhelinnumero 

– osoite 

-henkilötunnus 

Tilannekartoitusta ja palvelun tarjoamista varten voidaan käsitellä esimerkiksi seuraavia tietoja  

– työllistymistietojasi 

– koulutus- ja työhistoriaasi 

– työllistymiseen liittyviä terveystietojasi 

– asiointikieli (mahdollinen tulkin tarve) 

– ikääsi 

Erityisiä henkilötietoja, voidaan käsitellä palvelun toteuttamiseksi silloin, kun se on lakisääteisten tehtävien hoitamiseksi välttämätöntä. Erityisten henkilötietojen käsittelyperusteena on Tietosuojalaki 6.1 § kohta 2, käsittely perustuu nuorisolain 10 §.  

3. Mistä Järvenpään kaupunki saa käsittelemänsä henkilötiedot? 

Järvenpään kaupungin käsittelemät henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti sinulta itseltäsi tai tarvittaessa toisilta viranomaisilta nuorisolain perusteella (11 §). Mikäli tietoja saadaan toiselta viranomaiselta, tästä ilmoitetaan sinulle.  

Nuorisolain mukaan tietojen luovuttamisen edellytyksenä etsivää nuorisotyötä varten on nuoren suostumus, jollei laissa tai muualla toisin säädetä.  Etsivää nuorisotyötä varten kotikunnallesi luovutetaan sinun yksilöinti- ja yhteystietojasi sen estämättä, mitä tietojen salassapidosta säädetään:  

1) opetuksen järjestäjä: tiedot perusopetuksen päättäneestä nuoresta, joka ei ole sijoittunut perusopetuksen jälkeisiin opintoihin; 

2) koulutuksen järjestäjä: tiedot nuoresta, joka keskeyttää opinnot ammatillisessa koulutuksessa tai lukiokoulutuksessa; 

3) puolustusvoimien ja siviilipalveluskeskuksen: tiedot nuoresta, joka vapautetaan varusmies- tai siviilipalveluksesta palveluskelpoisuuden puuttumisen takia tai joka keskeyttää palveluksen. 

Myös yhdistykset, säätiöt tai muut harrastustoimintaa tarjoavat yhteisöt voivat arvioida nuoren olevan etsivän nuorisotyön tarpeessa. Tällöin nuoren tai alaikäisen nuoren huoltajan nimenomaisella suostumuksella tahot voivat ilmoittaa nuoren yksilöinti- ja yhteystiedot etsivälle nuorisotyölle. 

4. Kuka voi käsitellä henkilötietojasi? 

Palvelussa käsiteltävät henkilötiedot ovat salassa pidettäviä. Kaikki työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Tietojasi saavat käsitellä ja vastaanottaa vain sellaiset henkilöt, jotka osallistuvat työntekijöinä palvelusi toteuttamiseen.  

5. Kuuluuko käsittelyyn automaattista päätöksentekoa tai profilointia? 

Käsittelyyn ei kuulu automaattista päätöksentekoa ja profilointia.  

6. Luovuttaako kaupunki henkilötietojasi eteenpäin? 

Tietojasi voidaan luovuttaa eteenpäin suostumuksellasi tai jos muulla viranomaisella on lain perusteella oikeus saada tietoja. Tietoja pyytävä viranomainen kertoo tietojen käsittelyn lakiperusteen. 

Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti vain Aluehallintoviraston PAR-tietokantaan tilastollisina asiakastietoina valtionavustuksen käyttötarkoituksen todentamiseksi ja toiminnan vaikuttavuuden arvioimiseksi. Tilastollisessa asiakastiedossa AVI:lle ei yksilöidä nuoria tunnistettavasti. 

Tietojasi voidaan luovuttaa eteenpäin esimerkiksi muuttaessasi toiselle paikkakunnalle, muuttopaikkakunnan etsivään nuorisotyöhön ja luvallasi esimerkiksi oppilaitokseen, sosiaalityöhön tai muuhun sinulle tarkoituksenmukaiseen palveluun, josta on kanssasi sovittu.  

Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi. Tässä rekisterissä tiedot ovat salassa pidettäviä.  

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia ja mielipide- tai markkinatutkimusta varten, ellei luovuttamisesta tähän tarkoitukseen ole erikseen säädetty. 

7. Siirretäänkö tietojasi EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle? 

Tietojasi ei siirretä.  

8. Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään? 

Henkilötietoja säilytetään vain sen aikaa, kun se on käsittelyn kannalta tarpeellista, ellei laista muuta johdu. Säilytysaikaan tässä rekisterissä vaikuttaa Nuorisolaki (12 §), jonka mukaan tiedot hävitetään, kun ne eivät ole välttämättömiä tehtävän kannalta.  

Järvenpään kaupungin henkilötietojen säilytysajat suunnitellaan lainsäädännön perusteella tietosuojaperiaatteita noudattaen. Tietojen säilytysajat kuvataan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmassa tai arkistonmuodostussuunnitelmassa.   

9. Millä tavalla henkilötietojasi suojataan?   

Henkilötietojasi saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty. Rekisterin tietoja suojataan ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Suojaus tarkoittaa, että:  
 

• tilat ja tietojärjestelmät ovat turvallisia 

• henkilötietojen käsittely suunnitellaan etukäteen 
• tietoja käsittelevän henkilöstön osaaminen varmistetaan ja   
• käydään läpi sopimukselliset keinot henkilötietojen käsittelijöiden kanssa.  
   

Tietojasi käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä. Kaikki Järvenpään kaupungin laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kaupungin oman ja palvelutoimittajien tietoturvasäännösten mukaisesti. Työntekijöillä on vain työtehtävien mukainen käyttöoikeus sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat eri järjestelmiin.  Järvenpään kaupunki valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti.  Työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan.  

Kaupungin paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti niille varattuihin kansioihin. Tietoja säilytetään vain laissa määrätyn ajan ja ne hävitetään, kun ne eivät ole enää tarpeellisia. 

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Palveluun rekisteröidyllä henkilöllä on tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksia. Ennen oikeuksien toteuttamista, rekisterinpitäjän on pystyttävä vahvistamaan pyynnön esittäjän henkilöllisyys. Jos rekisterinpitäjällä on perusteltu syy epäillä pyynnön esittäjän henkilöllisyyttä, se voi pyytää tätä toimittamaan lisätietoja henkilöllisyyden vahvistamiseksi.   

Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, tai jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko a) periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai b) kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea osoittamalla pyynnön perusteettomuus tai kohtuuttomuus.   

1. Miten voi tarkastaa omat henkilötietonsa?   

Kun sinut on rekisteröity jo osaksi palvelumme henkilörekisteriä, sinulla on lain mukaan erilaisia oikeuksia.   

Sinulla on oikeus:  

• saada vahvistus, jos sinua koskevia tietoja käsitellään tai ei käsitellä  
• tarkastaa sinusta tallennetut tiedot   
• saada tarkastusoikeus huollettavan lapsesi puolesta, jos se on lapsen edun mukaista  

Edunvalvojan tarkastusoikeutta arvioidaan sen mukaan, minkälainen määräys hänelle on annettu. Tietojen tarkastuspyynnön voi tehdä kaupungin lomakkeella tai riittävin tiedoin vapaasti kirjoitettuna. Tarkastuspyynnön tulee olla omakätisesti allekirjoitettu tai vastaavalla tavalla tunnistettu. Pyynnön esittäjällä on velvollisuus osoittaa henkilöllisyytensä viimeistään tietoja luovutettaessa.   

Pyyntö toimitetaan käsiteltäväksi kaupungin kirjaamoon.  

Järvenpään kaupunki, Kirjaamo, PL 41, 04401 Järvenpää  

Pyyntöön vastaaminen  

Asiakkaalle annetaan tilaisuus tutustua tietoihin tai tiedot annetaan kirjallisesti. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä, viimeistään 1 kk kuluessa pyynnön saapumisesta, jolloin tiedot ovat saatavilla tai tiedon pyytäjälle ilmoitetaan mahdollisen viivästymisen syy. Tarkastuspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen kieltäytymistodistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.  

2. Virheelliset tiedot ja tietojesi oikaiseminen  
 

Jos havaitset tiedoissasi virheen, voit vaatia rekisterinpitäjää korjaamaan virheen viivyttelemättä ja saada puutteelliset tiedot täydennettynä. Rekisterinpitäjän tulee vastata sinulle kuukauden kuluessa ja kertoa toimista, joita pyyntösi eteen on tehty. Rekisterinpitäjän on pystyttävä vahvistamaan henkilöllisyytesi.   

Voit pyytää korjausta palvelun yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä. Pyynnössä täytyy eritellä, mitä tietoja vaadit korjattavaksi ja millä perusteilla. Oikaisuvaatimuksessa otetaan huomioon kaikki tilanteet, joissa tietoja käsitellään. Rekisterinpitäjä voi vaatia sinulta lisäselvitystä, jos tietosi ovat puutteelliset.  

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy vaatimustasi tiedon korjaamisesta, saat asiasta kirjallisen todistuksen, jossa on perusteet vaatimusten hylkäämiselle.  Voit viedä asian edelleen tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.  

3. Tietojesi poistaminen rekisteristä   
Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää rekisterinpitäjältä henkilötietojesi poistamista. Tietojen poistamista ei voi vaatia, jos henkilötietojen käsittelyn katsotaan olevan välttämätöntä.   
  
Sellaisia tilanteita ovat tilanteet, joissa:   
  

• rekisterinpitäjän täytyy täyttää lakisääteiset velvoitteensa   
• tietosi liittyvät kaupungille kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen tai   

• vaikuttavat siihen, että yleinen tehtävä tulee suoritettua    

Tietojen säilyttämisessä ja poistamisessa noudatetaan kaupungin tiedonhallintasuunnitelmaa ja laissa määritettyjä tietojen säilytysaikoja. Sinulla ei ole oikeutta pyytää tietojesi poistamista, jos niitä käsitellään yleisen edun mukaisiin arkistointitarkoituksiin tai historiallisiin tutkimus- tai tilastointitarkoituksiin.   

4. Tietojesi käsittelyn rajaaminen  
 

Tietojen käsittelyn rajoittamista voi pyytää silloin, kun henkilötietosi ovat mielestäsi virheellisiä tai niiden käsittely on lainvastaista. Tietojen käsittelyä voidaan rajoittaa myös silloin, kun rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietojasi varsinaiseen käsittelyyn, mutta tietoja tarvitaan esimerkiksi lainsäädännöllisistä syistä.  

Käytännössä käsittelyn rajoittaminen tarkoittaa, että muulla kuin tietojesi käsittelyyn suoraan liittyvältä henkilöstöltä estetään pääsy niihin. Tavallisesti pääsy estetään siten, että tiedot siirretään väliaikaisesti muualle tai rajataan niiden käsittelyoikeuksia.  Jos päätät vaatia käsittelyn rajoittamista, tulee rekisterinpitäjän vastata pyyntöön kuukauden kuluessa.   

5. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen  

Henkilöllä voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty. 

6. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen  

Oikeus ei koske sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.  

7. Mihin voit valittaa Järvenpään kaupungin rekisterinpitoon liittyvistä toimista?  

Rekisterinpitäjiä valvova viranomainen on tietosuojavaltuutettu.  

Jos rekisterinpitäjä ei toteuta pyyntöäsi, ota ensin yhteyttä Järvenpään kaupungin tietosuojavastaavaan, joka auttaa rekisteröityä pyynnön esittämisessä ja valvoo rekisterinpitäjän toimia. Tietosuojavaltuutettu ei lähtökohtaisesti ota kantaa sellaisiin tapauksiin, joissa rekisterinpitäjään ei ole oltu itse yhteydessä.  

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisella, jos katsot, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi sinulla on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.  

Tietosuojavaltuutetun sivut   

8. Mitä voit tehdä, jos epäilet, että tietojasi on käsitelty asiattomasti  

Jos epäilet, että tietojesi käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus olla yhteydessä kaupungin rekisterinpitäjään (yhteyshenkilöt nimetty yllä) ja/tai tietosuojavastaavaan: tietosuojavastaava(at)jarvenpaa.fi ja pyytää selvitystä tapahtuneesta.   

Kaupungin tietosuojavastaava ohjaa asiassa sinua ja rekisterinpitäjää. Sinulla on myös viime kädessä oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.