Henkilötietojen käsittely Järvenpää-talon toiminnassa

Tietosuojaseloste päivitetty 27.3.2026
Henkilötietojen käsittely Järvenpää-talon toiminnassa (pdf)

Järvenpää-talo on monipuolinen kokouksien ja kulttuuritapahtumien tapahtumatalo., joka vuokraa tiloja asiakkaille ja tuottaa tapahtumiin tarvittavat palvelut.

Tässä asiakirjassa kerrotaan, miten henkilötietoja käsitellään Järvenpää-talon toiminnassa. Tietosuojaselosteessa kerrotaan myös henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä oikeuksista ja niiden käyttämisestä.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä                                                                                                                    
Järvenpään kaupunki / hyvinvoinnin palvelualue
PL 41 (Sibeliuksenkatu 8)
00400 Järvenpää

Vastuuyksikkö ja yhteyshenkilö (yleisiä kysymyksiä varten):
Järvenpää-talo
Kulttuurijohtaja
Puh. 09 27191 (vaihde)

Tietopyynnöt ja muut rekisteröidyn oikeudet:

Järvenpään kaupunki
Kirjaamo
PL 41
04401 Järvenpää 
https://turvaposti.jarvenpaa.fi/

Tietosuojavastaavan yhteystiedot:
tietosuojavastaava@jarvenpaa.fi  

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

A) Tilavarauksien ja tilaisuuksien toteuttamisen hallinnointiin ja asiakassuhteen hoitoon liittyviin tarkoituksiin.

     Rekistereitä ovat mm.

• tilavarausohjelma
• tilaisuuksiin ilmoittautujat – ilmoittautuminen, muutokset ja peruuntumiset
• arvontaan osallistuvat – erilaiset (some)kilpailut
• asiakaspalautteen antajat – sähköpostitse tai kyselyihin vastaamalla

B) Palveluiden ostoon ja hankintaan

Ostettaessa kulttuurisisältöjä kulttuuripalveluiden tarjoajilta (ohjelmatoimistot/esiintyjät) tarvitaan hankintasuhteen toimimisen kannalta keskeisiä tietoja, muun muassa yhteydenpitoon, palkkionmaksuun tai laskutukseen liittyen.

C) Viestintä/markkinointi

Tiloja vuokranneen organisaation yhteyshenkilön yhteystietoja käsitellään, jotta Järvenpää-talo voi vastata tilaisuuksia koskeviin tiedusteluihin ja hoitaa muita yhteistyön kannalta tarpeellisia tehtäviä.

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsiteltävät henkilötiedot:

A) Tilavarauksien hallinnointiin ja asiakassuhteen hoitoon liittyviin tarkoituksiin.

Henkilötietojen tallentaminen ja säilyttäminen tapahtuu pääasiallisesti tilavarausohjelmassa. Tilavarausohjelmassa käsiteltäviä henkilötietoja (organisaatioiden yhteyshenkilöt) ovat:

Tilavuokrausasiakkaat

• Sukunimi ja etunimi
• Osoite, kotikunta
• Puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Jos varaaja yksityishenkilö: henkilötunnus

Henkilötietoja käytetään joissain tilanteissa myös toiminnan markkinointiin. Esimerkkejä tällaisista tilanteista ovat tapahtumissamme otetun valokuvan käyttäminen markkinoinnissamme.

Henkilötietoja ei koskaan käytetä markkinointitarkoituksiin (esim. uutiskirjeen lähetys) ilman erikseen pyydettyä lupaa. Annetun suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa. Tällöin tietojen käsittely lopetetaan (esimerkiksi kuva poistetaan nettisivuilta). Uutiskirjeen lähettämisen voi itse peruuttaa uutiskirjeestä löytyvästä linkistä.

Tapahtumiin ilmoittautumista, palautetta, kyselyihin vastaamista sekä arvontavoittojen vastaanottamista varten kerätään:

• sukunimi ja etunimi
• sähköpostiosoite (ja puhelinnumero)
• Kyselyihin tai tapahtumailmoittautumisiin vastattessa voidaan pyytää myös muita taustatietoja, kuten ikää, asuinpaikkakuntaa, edustettavaa organisaatiota tai ruokavaliota.

Järvenpää-talossa olevien tapahtumien liput ovat myynnissä lippu.fi verkkokaupassa ja Lippupisteen myyntipisteissä sekä Compass Group Oyj:n ylläpitämän Järvenpää-talolla sijaitsevan lounaskahvion yhteydessä.
Lippupiste Oy:n tietosuojalausunto: Liput tapahtumiin, teatteriin, konserttiin, urheiluun | lippu.fi

Compass Group Oyj:n tietosuojalausunto: Tietosuoja Compass Groupilla – Compass Group

B) Palveluiden ostoon ja hankintaan

Järvenpää-talolla Järvenpää-talon tilaaman esiintyvän taitelijan / taitelijaryhmän yhteyshenkilöltä:

• nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• esiintyjä- ja teostiedot
• palkkion maksatuksen tiedot
• Henkilötunnus jos kyseessä yksityishenkilö, ei jokin organisaatio (y-tunnus)

C) Viestintä/markkinointi

Markkinointia tai muita viestintätarkoituksia varten käsitellään seuraavia henkilötietoja:

• Nimi (vain suostumuksella, nettisivuille tai vastaavaan markkinointimateriaaliin)
• Sähköpostiosoite (vain suostumuksella, uutiskirjeen tai muun viestin lähettämistä varten)

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään seuraavien oikeusperusteiden nojalla:

A) Suostumus

Järvenpää-talon käsittelemät henkilötiedot saadaan asiakkaalta itseltään.

Suostumuksen antaminen on aina vapaaehtoista ja suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen tapahtuu ottamalla yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön

Suostumuksen peruuttamisen jälkeen ei enää voida jatkaa sellaista henkilötietojen käsittelyä, joka on nojannut annettuun suostumukseen. Peruuttaminen ei kuitenkaan vaikuta peruuttamista edeltävän käsittelyn lainmukaisuuteen.

B) Sopimus

Kun yritystä tai muuta organisaatiota edusta henkilö varaa tilan ja siihen liittyvät palvelut, syntyy sopimus: Järvenpää-talo vuokraa tarvittavat tilat ja tuottaa asiakkaalle tarvittavat palvelut.

Henkilötietojen käsittely perustuu tässä tapauksessa tilavarauksien hallinnointiin ja hankintaa varten toteutettavaan esiintymissopimuksen solmimisen tilaajan (kaupunki) ja palveluntarjoajan (taitelija / taitelijaryhmän edustaja) välillä.

C) Yleinen etu

Yritysten ja muiden yhteistyökumppanien kanssa tehdään sopimussuhteiden ulkopuolella toisinaan verkostoyhteistyötä esimerkiksi tapahtumien muodossa. Verkostoyhteistyön tarkoituksena on tukea Järvenpää-talon yleishyödyllistä ydintoimintaa sekä kehittää toiminnalle hyödyllisiä yhteistyöverkostoja.

Sikäli, kun tällaisessa tilanteessa käsitellään yhteyshenkilöiden henkilötietoja, perustuu käsittely yleiseen etuun.

5.  Henkilötietojen lähde

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.  

6. Automaattinen päätöksenteko tai profilointi

Henkilötietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

7. Henkilötietojen siirrot ja luovutukset

Joissakin tapauksissa kaupunki käyttää tehtävien suorittamiseen alihankkijoita. Tällöin alihankkijoille luovutetaan asian käsittelyn kannalta välttämättömät henkilötiedot. Alihankkijoiden kanssa on tehty asianmukaiset sopimukset henkilötietojen käsittelystä ja niiden työntekijöillä on samantasoinen vaitiolovelvollisuus kuin Järvenpään työntekijöillä.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa eteenpäin seuraavissa tapauksissa:

• Palkkioiden ja laskujen maksun yhteydessä siirretään yhteystiedot kaupungin verkkomaksuista huolehtivaan kaupungin taloushallintopalveluliikelaitos Sarastiaan.
• Perintätapauksissa luovutetaan tietoja viranomaisille perinnän toteuttamiseksi.
• Toimivaltaisille viranomaisille luovutetaan tietoja laissa erikseen säädettyjen edellytysten mukaisesti (esim. Poliisille, jos Poliisi tarvitsee tietoja rikoksen selvittämistä varten).??

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia ja mielipide- tai markkinatutkimusta varten.

8. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle

Käsittelemme henkilötietoja EU/ETA-alueella.

9. Henkilötietojen säilytysajat

Henkilötietoja säilytetään vain sen aikaa, kun se on käsittelyn kannalta tarpeellista tai laki velvoittaa säilyttämiseen. Henkilötietojen säilytysajat suunnitellaan niin, ettei tietoja säilytetä pidempään kuin niiden käsittelytarkoituksen kannalta on välttämätöntä. Joskus lainsäädäntö velvoittaa kuitenkin käsittelemään tietoja pidempään, ja tällöin noudatamme aina lainsäädännön asettamaa säilytysvelvoitetta.

10. Henkilötietojen suojaus 

Henkilötietoja käytetään vain alkuperäisen keräämistarkoituksen mukaisesti ja henkilötietoja suojataan ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että:

• tilat ja tietojärjestelmät ovat turvallisia
• henkilötietojen käsittely suunnitellaan etukäteen
• tietoja käsittelevän henkilöstön osaaminen varmistetaan ja 
• käydään läpi sopimukselliset keinot henkilötietojen käsittelijöiden kanssa.

Tietoja käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä. Kaikki Järvenpään kaupungin laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kaupungin oman ja palvelutoimittajien tietoturvaohjeistusten mukaisesti.

Henkilötietoja vastaanottavat ja käsittelevät vain sellaiset henkilöt, jotka osallistuvat toiminnan toteuttamiseen. Työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisuuden sitomia. Työntekijöillä on järjestelmiin henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat, sekä työtehtävien mukaisesti rajatut käyttöoikeudet. Järvenpään kaupunki valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti.  Työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan.

Kaupungin paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti niille varattuihin kansioihin. Tietoja säilytetään vain laissa määrätyn ajan ja ne hävitetään, kun ne eivät ole enää tarpeellisia.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuoja-asetuksen mukaisista rekisteröidyn oikeuksista voit lukea Järvenpään kaupungin verkkosivuilta:

/kaupunki-ja-paatoksenteko/asiointi/tietosuoja-jarvenpaan-kaupungilla/jarvenpaan-kaupunki-rekisterinpitajana/rekisteroidyn-oikeudet

 Verkkosivuilla ovat myös ohjeet rekisteröityjen oikeuksien käyttämiseksi.