Henkilötietojen käsittely Järvenpään kaupungin ammatillisessa työpajatoiminnassa

Tietosuojaseloste/päivitetty 19.9.2025
Henkilötietojen käsittely Järvenpään kaupungin ammatillisessa työpajatoiminnassa (pdf)

Tässä asiakirjassa kerrotaan, miten henkilötietojasi käsitellään Järvenpään kaupungin työ-pajatoiminnassa. Ammatillinen työpajatoiminta on käytännönläheistä oppimista ja valmennusta, jossa nuori tai aikuinen voi kehittää työelämässä tarvittavia taitoja turvallisessa ympäristössä. Pajalla tehdään oikeita työtehtäviä, harjoitellaan ammatillisia taitoja ja vahvistetaan arjenhallintaa. Tavoitteena on lisätä osaamista, itseluottamusta ja valmiuksia siirtyä opintoihin, työhön tai muuhun mielekkääseen tekemiseen. Palvelua järjestää Järvenpään kaupungin osaamis- ja työllisyyspalvelut. Järvenpään työpajatoimintaa järjestetään työpajakahvila Cooperin kulmassa ja Myllytien toimintakeskuksessa, rakentavien alojen LIITO-pajassa sekä ohjausalan LIITO-työpajassa.

Työpajatoimintaan tullaan aina voimassa olevan sopimuksen perusteella. Opiskelijat voivat osallistua toimintaan koulutussopimuksella tai oppisopimuksella. Oppisopimuksella työpajatoimintaan osallistuvan työnantaja on Järvenpään kaupunki. Valmentautujat voivat tulla mukaan kuntouttavan työtoiminnan sopimuksella, jossa lähettävänä tahona on Keski-Uudenmaan hyvinvointialue, tai työkokeilusopimuksella, jonka lähettää TE-palvelut tai jokin muu verkosto, kuten uravalmentaja tai etsivä nuorisotyö. Lisäksi työpajatoimintaa järjestetään siviilipalveluskeskuksen ja rikosseuraamuslaitoksen toimeksiannosta.

Kun rekisteröidyn tietoja käsittelee TE-palvelut, muu organisaatio, oppilaitos tai KELA osana Järvenpään kaupungin palveluita, henkilötietojen käsittelystä kerrotaan näiden palveluiden osalta heidän toimestaan.

Kun rekisteröity työllistyy kaupungille tai kaupungin avulla muihin organisaatioihin, tietoja käsitellään, kuten palvelussuhteessa.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä                                              
Järvenpään kaupunki / Hyvinvoinnin palvelualue
PL 41 (Sibeliuksenkatu 8)
00400 Järvenpää

Vastuuyksikkö ja yhteyshenkilö (yleisiä kysymyksiä varten):
Osaamis- ja työllisyyspalvelut
Sirkka Riikonen
Osaamis- ja työllisyyspalvelujen päällikkö
puh. 040 315 3538
sirkka.riikonen@jarvenpaa.fi

Tietopyynnöt ja muut rekisteröidyn oikeudet:

Järvenpään kaupunki
Kirjaamo
PL 41
04401 Järvenpää 
https://turvaposti.jarvenpaa.fi/

Tietosuojavastaavan yhteystiedot:
tietosuojavastaava@jarvenpaa.fi  

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään työpajatoiminnassa, jotta palvelun toteuttaminen, työelämään valmentautuminen ja sopimuksen toimeenpaneminen on mahdollista.

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Yhteydenpitoa ja yksilöintiä varten voidaan käsitellä

• etunimi, sukunimi
  • sähköposti
  • puhelinnumero
  • osoite
  • henkilötunnus
    

Valmennussuunnitelmaan, toiminnan ja työvuorojen järjestämistä varten voidaan käsitellä

• työllistymistietoja
  • koulutus- ja työhistoriaa
  • asiointikieli ja mahdollinen tulkin tarve
  • poissaolo- ja läsnäolo tietoja

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään seuraavien oikeusperusteiden nojalla:

Henkilötietojen käsittely kunnan työllistymistä edistävissä palveluissa perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan e alakohdassa tarkoitettuun yleiseen etuun liittyvään tehtävään ja kuntalain (410/2015) 7 §:än.

5.  Henkilötietojen lähde

Järvenpään kaupungin käsittelemät henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään. Oppilaitos tai Hyvinvointialue luovuttaa koulutussopimuksen tai kuntouttavan työtoiminnan sopimuksen mukana rekisteröidyn tietoja.

6. Automaattinen päätöksenteko tai profilointi

Henkilötietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

7. Henkilötietojen siirrot ja luovutukset

Rekisterinpitäjällä on velvollisuus ilmoittaa Rekisteröidyn poissa- ja läsnäolotiedot kuntouttavan työtoiminnan ja työkokeilun etuuden maksajalle, esimerkiksi KELA:lle, tai muulle sopimuksen toimeksiantajalle.

Muita tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti salassapitosäännökset huomioiden.

8. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle

Henkilötietoja käsitellään EU/ETA-alueella.

9. Henkilötietojen säilytysajat

Henkilötietoja säilytetään vain sen aikaa, kun se on käsittelyn kannalta tarpeellista, ellei laista muuta johdu. Henkilötietojen säilytysajat suunnitellaan lainsäädännön perusteella tietosuojaperiaatteita noudattaen. Tietojen säilytysajat kuvataan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmassa tai arkistonmuodostussuunnitelmassa. Tyypillinen säilytysaika on 1–2 vuotta asiakkuuden päättymisestä.

Henkilötietojen säilytysaikaan tässä rekisterissä voivat vaikuttaa mm. sopimuksessa määritetty aika, työsopimuslaki, työturvallisuuslaki, nuorisolaki, laki kuntouttavasta työtoiminnasta sekä laki työvoimapalveluiden järjestämisestä (380/2023).

10. Henkilötietojen suojaus 

Henkilötietoja käytetään vain alkuperäisen keräämistarkoituksen mukaisesti ja henkilötietoja suojataan ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että:

• tilat ja tietojärjestelmät ovat turvallisia
• henkilötietojen käsittely suunnitellaan etukäteen
• tietoja käsittelevän henkilöstön osaaminen varmistetaan ja
• käydään läpi sopimukselliset keinot henkilötietojen käsittelijöiden kanssa.

Tietoja käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä. Kaikki Järvenpään kaupungin laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kaupungin oman ja palvelutoimittajien tietoturvaohjeistusten mukaisesti.

Henkilötietoja vastaanottavat ja käsittelevät vain sellaiset henkilöt, jotka osallistuvat toiminnan toteuttamiseen. Työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisuuden sitomia. Työntekijöillä on järjestelmiin henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat, sekä työtehtävien mukaisesti rajatut käyttöoikeudet. Järvenpään kaupunki valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti.  Työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan.

Kaupungin paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti niille varattuihin kansioihin. Tietoja säilytetään vain laissa määrätyn ajan ja ne hävitetään, kun ne eivät ole enää tarpeellisia.

Työpajatoimintaan osallistuvan rekisteröidyn tiedot kirjataan Nuorisotyön Asiakas- ja tilastointijärjestelmään, PAR-järjestelmä.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuoja-asetuksen mukaisista rekisteröidyn oikeuksista voi lukea Järvenpään kaupungin verkkosivuilta:

/kaupunki-ja-paatoksenteko/asiointi/tietosuoja-jarvenpaan-kaupungilla/jarvenpaan-kaupunki-rekisterinpitajana/rekisteroidyn-oikeudet

Verkkosivuilla ovat myös ohjeet rekisteröityjen oikeuksien käyttämiseksi.