Henkilötietojen käsittely Järvenpään museopalveluissa

Tietosuojaseloste päivitetty 27.2.2026
Henkilötietojen käsittely Järvenpään museopalveluissa (pdf)

Järvenpään museopalvelut huolehtii Järvenpään kaupungin vastuulla olevan kulttuuriperinnön suojelusta, esittelystä, tutkimuksesta, opetuksesta ja kasvatuksesta sekä säilyttämisestä Museolain sekä kuntien kulttuuritoiminnasta annetun lain mukaisesti. Museotoimintaa järjestetään taidemuseossa sekä taiteilijakodeissa Ahola, Suviranta ja Villa Kokkonen.

Tässä asiakirjassa kerrotaan, miten henkilötietoja käsitellään museopalvelujen toiminnassa. Tietoselosteessa kerrotaan myös henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä oikeuksista ja niiden käyttämisestä.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä                                                                                                                    
Järvenpään kaupunki / Hyvinvoinnin palvelualue
PL 41 (Sibeliuksenkatu 8)
00400 Järvenpää

Vastuuyksikkö ja yhteyshenkilö (yleisiä kysymyksiä varten):
Järvenpään museopalvelut
museopalveluiden päällikkö
Puh. 09 27191 (vaihde)

Tietopyynnöt ja muut rekisteröidyn oikeudet:

Järvenpään kaupunki
Kirjaamo
PL 41
04401 Järvenpää 
https://turvaposti.jarvenpaa.fi/

Tietosuojavastaavan yhteystiedot:
tietosuojavastaava@jarvenpaa.fi  

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• Museo-opastusten ja vierailujen ennakkovaraus kohteissa taidemuseo, Ahola, Suviranta, Villa Kokkonen
• Museovierailujen laskutukset kohteissa taidemuseo, Ahola, Suviranta, Villa Kokkonen
• Museokerhoon osallistuminen
• Lahjakirjojen ja näyttelysopimusten laatiminen yksityishenkilöiden kanssa

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsiteltävät henkilötiedot

• Museovierailuja varattaessa käsitellään seuraavia henkilötietoja:
  etunimi, sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite.
• Museovierailuja laskutettaessa käsitellään seuraavia henkilötietoja:
  etunimi, sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite, henkilötunnus
• Museokerhoon osallistuvasta käsitellään seuraavia henkilötietoja:
  lapsen etunimi, lapsen sukunimi, lapsen koulu sekä lapsen huoltajan etunimi, sukunimi, puhelinnumero ja sähköposti.
• Lahjakirjoja ja näyttelysopimuksia yksityishenkilöiden kanssa laadittaessa käsitellään seuraavia henkilötietoja: etunimi, sukunimi, mahdollinen titteli.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään seuraavien oikeusperusteiden nojalla:

Sopimus: kun henkilö varaa itselleen tai ryhmälleen vierailun ja/tai palvelun museokohteeseen, syntyy sopimus: museo toteuttaa vierailun ja/tai palvelun, ja henkilölle/ryhmälle muodostuu oikeus vierailla museokohteessa varattuun aikaan ja/tai käyttää museossa tarjottua palvelua. Lisäksi henkilölle/ryhmälle muodostuu velvoite suorittaa maksu vierailusta ja/tai palvelusta.

Henkilötietojen käsittely perustuu tähän sopimukseen: Museopalvelut tarvitsee henkilön nimen ja yhteystiedot, jotta vierailu voidaan toteuttaa sovitusti, sekä henkilötunnuksen, jotta vierailusta ja/tai palveluiden maksusta voidaan muodostaa lasku.

Lisäksi sopimukseen nojaa henkilötietojen käsittely lahjakirjojen ja lainasopimusten laatimisessa yksityishenkilöiden kanssa. Kun henkilö lahjoittaa taideteoksen tai muun objektin museon kokoelmiin tai lainaa taideteosta tai muuta objektia näyttelytarkoitukseen, muodostuu sopimus, jossa museo vastaanottaa lahjakirjassa mainitun objektin/objektit osaksi kokoelmiaan tai saa oikeuden hyödyntää yksityisen henkilön omistamaa taideteosta näyttelytoiminnassa. Henkilötiedot tallennetaan suomalaiseen Yksa-kokoelmanhallintajärjestelmään, jolla on oma tietosuojaselosteensa.

Suostumus: kun lapsi osallistuu Museokerhoon, lapsen huoltaja antaa suostumuksen, että lapsi voi osallistua Museokerhoon, jota museo toteuttaa, ja että museo kerää siihen tarkoitukseen lapsen nimen, koulun nimen sekä huoltajan nimen ja yhteystiedot.

5.  Henkilötietojen lähde

Käsiteltävät henkilötiedot saadaan henkilöltä itseltään, kun hän tekee varauksen museovierailulle tai opastukselle. Tällä hetkellä Museopalveluiden käytössä on varausjärjestelmä Vello. Lisäksi tietoja saadaan henkilöltä itseltään sähköpostitse ja puhelimitse.  

Museokerhon osalta henkilötiedot saadaan lapsen huoltajalta, kun hän ilmoittaa lapsen osallistujaksi Museokerhoon.

Lahjakirjojen ja näyttelysopimusten osalta henkilötiedot saadaan henkilöltä itseltään.

6. Automaattinen päätöksenteko tai profilointi

Henkilötietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

7. Henkilötietojen siirrot ja luovutukset

Joissakin tapauksissa kaupunki käyttää tehtävien suorittamiseen alihankkijoita. Tällöin alihankkijoille luovutetaan asian käsittelyn kannalta välttämättömät henkilötiedot. Alihankkijoiden kanssa on tehty asianmukaiset sopimukset henkilötietojen käsittelystä ja niiden työntekijöillä on samantasoinen vaitiolovelvollisuus kuin Järvenpään työntekijöillä.

Järvenpään museopalvelut ei siirrä tai luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille.

Museopalvelut käyttää varausjärjestelmä Velloa, joka on suomalainen yritys, jolle annettujen henkilötietojen (etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero) käsittelystä on kuvaus Vellon tietosuojaselosteessa Rekisteriseloste – Vello.

Museopalvelut käyttää kokoelmanhallintajärjestelmä Yksaa, joka on suomalainen yritys, jolle annettujen henkilötietojen (etunimi, sukunimi, titteli) käsittelystä on kuvaus järjestelmän omistavan Disec Oy:n tietosuojaselosteessa: Disec Oy – Luotettavaa tiedonhallintaa

8. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle

Käsittelemme henkilötietoja EU/ETA-alueella.

9. Henkilötietojen säilytysajat

Henkilötietoja säilytetään vain sen aikaa, kun se on käsittelyn kannalta tarpeellista tai laki velvoittaa säilyttämiseen. Henkilötietojen säilytysajat suunnitellaan niin, ettei tietoja säilytetä pidempään kuin niiden käsittelytarkoituksen kannalta on välttämätöntä.  Joskus lainsäädäntö velvoittaa kuitenkin käsittelemään tietoja pidempään, ja tällöin noudatamme aina lainsäädännön asettamaa säilytysvelvoitetta.

Lahjakirjoja koskevat henkilötiedot säilytetään museopalveluiden kokoelmanhallintajärjestelmässä Yksa pysyväistietona Museolain mukaisesti.

10. Henkilötietojen suojaus 

Henkilötietoja käytetään vain alkuperäisen keräämistarkoituksen mukaisesti ja henkilötietoja suojataan ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että:

• tilat ja tietojärjestelmät ovat turvallisia
• henkilötietojen käsittely suunnitellaan etukäteen
• tietoja käsittelevän henkilöstön osaaminen varmistetaan ja 
• käydään läpi sopimukselliset keinot henkilötietojen käsittelijöiden kanssa.

Tietoja käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä. Kaikki Järvenpään kaupungin laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kaupungin oman ja palvelutoimittajien tietoturvaohjeistusten mukaisesti.

Henkilötietoja vastaanottavat ja käsittelevät vain sellaiset henkilöt, jotka osallistuvat toiminnan toteuttamiseen. Työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisuuden sitomia. Työntekijöillä on järjestelmiin henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat, sekä työtehtävien mukaisesti rajatut käyttöoikeudet. Järvenpään kaupunki valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti.  Työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan.

Kaupungin paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti niille varattuihin kansioihin. Tietoja säilytetään vain laissa määrätyn ajan ja ne hävitetään, kun ne eivät ole enää tarpeellisia.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuoja-asetuksen mukaisista rekisteröidyn oikeuksista voit lukea Järvenpään kaupungin verkkosivuilta:

Rekisteröidyn oikeudet

 Verkkosivuilla ovat myös ohjeet rekisteröityjen oikeuksien käyttämiseksi.