Henkilötietojen käsittely kotoutumispalveluissa

Tietosuojaseloste, päivitetty 18.2.2026

Henkilötietojen käsittely kotoutumispalveluissa (pdf)

Rekisterinpitäjä palvelussa

Järvenpään kaupunki, hyvinvointilautakunta, PL 41, 04401 Järvenpää

Vastuuyksikkö ja yhteyshenkilö

Kotoutumispalvelut
Maahanmuuttotyön johtava asiantuntija
Puh. (09) 27191

Tietopyynnöt ja muut rekisteröidyn oikeudet:

Järvenpään kaupunki Kirjaamo
PL 41
04401 Järvenpää
https://turvaposti.jarvenpaa.fi/

Tietosuojavastaavan yhteystiedot:

tietosuojavastaava@jarvenpaa.fi

1.    Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään, jotta asiakkaalle voidaan antaa kotoutumisen edistämisestä annetun lain (681/2023, jäljempänä ”kotoutumislaki”) mukaisia palveluja.

• Matalan kynnyksen tieto-, ohjaus- ja neuvontapalveluissa henkilötietoja käsitellään, kun autamme asiakasta esimerkiksi kirjautumaan sähköisiin asiointipalveluihin kuten Omakela ja Enter Finland -verkkopalvelu sekä asioiden hoitamisessa kuten verkkopankki.
• Palvelutarpeen arvioinnissa ja kotoutumissuunnitelman laadinnassa tarvitaan henkilötietoja. Niitä kirjataan valtakunnalliseen Koto-Aj -asiakastietojärjestelmään.
• Henkilötietoja käsitellään tulkkaus- ja käännöspalveluja tilattaessa
• Henkilötietoja käsitellään valtionkorvaushakemusten yhteydessä.

2.  Käsiteltävät henkilötiedot

Käsiteltäviä henkilötietoja:

• henkilötunnus;
• nimi ja yhteystiedot;
• oleskelulupahakemusta ja -päätöstä koskevat tiedot;
• asiointikieli, tulkin järjestämistarve ja muut asioinnin järjestämistä koskevat tiedot;
• tiedot koulutuksesta, työhistoriasta ja ammatillisesta osaamisesta sekä muut osaamisen ja kotoutumisen palvelutarpeen tai monialaisen osaamisen ja kotoutumisen palvelutarpeen arvioinnin pohjaksi selvitettävät tiedot;
• osaamisen ja kotoutumisen palvelutarpeen arviointia tai monialaista osaamisen ja kotoutumisen palvelutarpeen arviointia koskevat tiedot, kotoutumissuunnitelman tai monialaisen kotoutumissuunnitelman sekä muiden suunnitelmien palvelusisältö ja kesto sekä suunnitelmien toteuttamista koskevat tiedot;
• tiedot kotoutumista edistävistä palveluista ja kielitaidon päättötestauksesta sekä jatko-ohjauksesta muihin palveluihin;
• sellaiset terveydentilaa sekä työ- ja toimintakykyä koskevat tiedot ja arviot, joilla on vaikutusta henkilön kotoutumiseen ja jotka ovat välttämättömiä palvelujen tarjoamiseksi hänelle;
• kotoutumislain 43 §:ssä tarkoitettua kuntaan ohjaamista koskevat tiedot;
• kotoutumislain 8 luvussa tarkoitettuja korvauksia koskevat tiedot

3.   Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Kotoutumislain nojalla maahanmuuttajien ja kotoutuja-asiakkaiden tietoja saadaan käsitellä:

1. laissa tarkoitettujen palvelujen ja tehtävien järjestämiseen ja tuottamiseen;
2. laissa tarkoitettuja tehtäviä koskevaan valvontaan, kehittämiseen, seurantaan, arviointiin, ennakointiin ja ohjaukseen; ja
3. laissa tarkoitettuja tehtäviä koskevaa tilastointia ja tiedolla johtamista varten.
4. Kunnan on tallennettava tiedot valtakunnalliseen tietovarantoon jokaisesta kotoutuja-asiakkaasta ja maahanmuuttajasta, jolle tehdään osaamisen ja kotoutumisen palvelutarpeen arviointi perusmuotoisen tai monialaisena tai jolle on tehty suunnitelman tarkistus.

4. Henkilötietojen lähde

Käsiteltävät henkilötiedot saadaan henkilöltä itseltään, kun hän käyttää asioinnissa tarvittavaa palvelua, järjestelmää tai toimintoa.

Jos käsiteltävä henkilötieto on saatu muualta kuin rekisteröidyltä itseltään, henkilön tietoihin tulee merkitä, mistä tieto on saatu ja kuka tiedon on merkinnyt.

Kunnalla on oikeus saada Kansaneläkelaitokselta, Maahanmuuttovirastolta ja Digi- ja väestötietovirastolta maksutta ja salassapitosäännösten estämättä kotoutumislain 14 §:ssä tarkoitetun osaamisen ja kotoutumisen palvelutarpeen arvioinnin toteuttamiseksi välttämättömät tiedot 2 §:n 3 tai 4 momentissa tarkoitetusta henkilöstä sekä maahanmuuttajasta, johon sovelletaan kotoutumislakia ja joka saa lasten kotihoidon ja yksityisen hoidon tuesta annetussa laissa tarkoitettua lapsen kotihoidon tukea.

Maahanmuuttoviraston on luovutettava kunnalle maksutta ja salassapitosäännösten estämättä monialaisen osaamisen ja kotoutumisen palvelutarpeen arvioinnin toteuttamiseksi välttämättömät tiedot 2 §:n 3 tai 4 momentissa tarkoitetusta henkilöstä taikka ihmiskaupan uhrista.

Kunnalla, hyvinvointialueella ja työvoimaviranomaisella on oikeus saada toisiltaan, toiselta kunnalta ja työvoimaviranomaiselta sekä kotoutumislaissa tarkoitetulta palveluntuottajalta maksutta ja salassapitosäännösten estämättä kotoutumissuunnitelman tai monialaisen kotoutumissuunnitelman tarkistamiseksi välttämättömät tiedot maahanmuuttajasta, jolle on laadittu kotoutumis-suunnitelma tai monialainen kotoutumissuunnitelma ja joka täyttää kotoutumislain 20 §:n 3 tai 4 momentissa tarkoitetun edellytyksen.

Jos kunta saa tietoonsa, että kotoutuja-asiakas, jolla on voimassa oleva kotoutumissuunnitelma tai monialainen kotoutumissuunnitelma, muuttaa toisen kunnan alueelle, kunnan on asiakkaan suostumuksella otettava yhteyttä siihen kuntaan, jonka vastuulle kotoutuja-asiakkaan palveluiden järjestäminen kuuluu.

Kunnalla on oikeus saada Maahanmuuttovirastolta ja Digi- ja väestötietovirastolta maksutta ja salassapitosäännösten estämättä kotoutumislain 64 §:ssä tarkoitettujen korvausten (korvaus vastaanottoon varautumisesta) hakemiseksi välttämättömät tiedot.

Kunnalla on oikeus saada hyvinvointialueelta, Maahanmuuttovirastolta ja Digi- ja väestötietovirastolta maksutta ja salassapitosäännösten estämättä kotoutumislain 65 §:n 2 momentissa tarkoitettujen korvausten ja 65 §:n 4 momentissa tarkoitetun päätöksen hakemiseksi välttämättömät tiedot 2 §:n 3 ja 4 momentissa tarkoitetuista henkilöistä

5.  Automaattinen päätöksenteko tai profilointi

Henkilötietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

6.  Henkilötietojen siirrot ja luovutukset

Kotoutumislain mukaisia palveluita tuottavalla julkisella tai yksityisellä oppilaitoksella tai muulla palveluntuottajalla, jonka asiakkaaksi kotoutuja-asiakas ohjataan kotoutumissuunnitelman mukaisesti, on oikeus saada salassapitosäännösten estämättä kunnalta ja palveluntuottajilta kotoutumista edistävien palvelujen hoitamiseksi seuraavat tiedot:

1. nimet;
2. syntymäaika ja -paikka;
3. henkilötunnus;
4. äidinkieli;
5. asiointikieli;
6. kansalaisuus tai kansalaisuudettomuus ja kansallisuus;
7. koti- ja asuinpaikka;
8. yhteystiedot;
9. virkailijan nimi;
10. kotoutumissuunnitelman laatimispäivä ja voimassaolo;
11. merkitty koulutussuositus ja muut osaamisen ja kotoutumisen palvelutarpeen arvioinnissa esiin tulleet koulutukseen liittyvät kartoitukset;
12. kielitaidon lähtötason testauksen tulos;
13. aiemmin suoritettu koulutus tai tutkinto;
14. aiempi ammatti tai työkokemus;
15. asiakkaan tavoiteammatti;
16. mahdollisen aiemman kotoutumista edistävän koulutuksen tai opintojen opintosuunnitelma ja arvio sen toteutumisesta,
17. mahdollisessa aiemmassa kotoutumista edistävässä koulutuksessa tai opinnoissa sovitut toimenpiteet ja tavoitteet jatkosta; ja
18. muut opetukseen tai palveluun osallistumisen kannalta välttämättömät tiedot.

7.   Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle

Käsittelemme henkilötietoja EU/ETA-alueella.

8.  Henkilötietojen säilytysajat

Henkilötietoja säilytetään vain sen aikaa, kun se on käsittelyn kannalta tarpeellista tai laki velvoittaa säilyttämiseen. Henkilötietojen säilytysajat suunnitellaan niin, ettei tietoja säilytetä pidempään kuin niiden käsittelytarkoituksen kannalta on välttämätöntä. Joskus lainsäädäntö velvoittaa kuitenkin käsittelemään tietoja pidempään, ja tällöin noudatamme aina lainsäädännön asettamaa säilytysvelvoitetta.

Kotoutumispalvelut kirjaa asiakastietoja valtakunnalliseen Koto Aj -asiakastietojärjestelmään. Kehittämis- ja hallintokeskuksen on poistettava valtakunnallisesta tietovarannosta kaikki asiakasta tai tässä laissa tarkoitettua palveluntuottajaa koskevat tiedot, kun asiakkuuden tai sopimussuhteen päättymisestä on kulunut neljä vuotta. Tietoa ei kuitenkaan tarvitse poistaa, jos se on tarpeen lakiin perustuvan tehtävän hoitamiseksi tai vireillä olevan asian johdosta.

9.     Henkilötietojen suojaus

Henkilötietoja käytetään vain alkuperäisen keräämistarkoituksen mukaisesti ja henkilötietoja suojataan ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että:

• tilat ja tietojärjestelmät ovat turvallisia
• henkilötietojen käsittely suunnitellaan etukäteen
• tietoja käsittelevän henkilöstön osaaminen varmistetaan ja
• käydään läpi sopimukselliset keinot henkilötietojen käsittelijöiden kanssa.

Tietoja käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä. Kaikki Järvenpään kaupungin laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kaupungin oman ja palvelutoimittajien tietoturvaohjeistusten mukaisesti.

Henkilötietoja vastaanottavat ja käsittelevät vain sellaiset henkilöt, jotka osallistuvat toiminnan toteuttamiseen. Työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisuuden sitomia. Työntekijöillä on järjestelmiin henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat, sekä työtehtävien mukaisesti rajatut käyttöoikeudet. Järvenpään kaupunki valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan.

Kaupungin paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti niille varattuihin kansioihin. Tietoja säilytetään vain laissa määrätyn ajan ja ne hävitetään, kun ne eivät ole enää tarpeellisia.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä ei ole tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa säädettyä oikeutta kotoutumislain 73 §:n 1 momentissa tarkoitettujen henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen.

Tietosuoja-asetuksen mukaisista rekisteröidyn oikeuksista voit lukea Järvenpään kaupungin verkkosivuilta: Rekisteröidyn oikeudet

Verkkosivuilla ovat myös ohjeet rekisteröityjen oikeuksien käyttämiseksi.