Henkilötietojen käsittely Järvenpään Veden vesihuollossa

Tietosuojaseloste päivitetty 4.9.2025
Henkilötietojen käsittely Järvenpään Veden vesihuollossa (pdf)

Tässä asiakirjassa kerrotaan, miten henkilötietoja käsitellään Järvenpään Veden vesihuoltoon liittyvissä palveluissa ja asiakastietojärjestelmissä. Tietosuojaselosteessa kerrotaan myös henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä oikeuksista ja niiden käyttämisestä.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä                                                                                                                    
Järvenpään kaupunki / Järvenpään Vesi
PL 41 (Sibeliuksenkatu 8)
00400 Järvenpää

Vastuuyksikkö ja yhteyshenkilö (yleisiä kysymyksiä varten):
Järvenpään Vesi / Toimitusjohtaja

Tietopyynnöt ja muut rekisteröidyn oikeudet:

Järvenpään kaupunki
Kirjaamo
PL 41
04401 Järvenpää 
https://turvaposti.jarvenpaa.fi/

Tietosuojavastaavan yhteystiedot:

tietosuojavastaava@jarvenpaa.fi  

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• Tietoja käsitellään asiakassuhteen ylläpitämiseksi sekä muutos- ja häiriötilannetiedottamiseen.

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Vesihuollon palveluissa käsiteltäviä asiakkaitamme koskevia henkilötietoja ovat:

• yhteydenpitoa varten nimi, osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilötunnus ja kulutuspiste
• edunvalvojan tiedot, jotka rekisteröity antaa tiedoksi
• yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden osalta nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero;
• Vesihuollon häiriötilanneviestintään käytetään häiriöviestijärjestelmää ja häiriöistä tiedotetaan sekä asiakasjärjestelmän käyttöpaikan tietojen että häiriöviestijärjestelmän osoite- ja puhelinnumerotietojen perusteella. Palvelu tavoittaa automaattisesti yli 18-vuotiaat Järvenpään kaupungin asukkaat, joiden puhelinnumero ja osoite ovat julkisia. Myös muut voivat lisätä numeronsa palveluun

Palvelussa käsiteltäviä henkilötietoja ovat:

• puhelinnumero, nimi, osoite ja sähköpostiosoite

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään seuraavien oikeusperusteiden nojalla:

• Asiakassuhteen henkilötietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan sopimuksen täytäntöön panemiseksi. (Artikla 6 k 1.b).
• Häiriötiedottaminen perustuu henkilön suostumukseen (Artikla 6 k 1 a).

5.  Henkilötietojen lähde

Käsiteltävät henkilötiedot saadaan henkilöltä itseltään, kun asiakkuus luodaan. Häiriöviestijärjestelmään kuntalainen ilmoittaa tietonsa omatoimisesti.

6. Automaattinen päätöksenteko tai profilointi

Henkilötietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

7. Henkilötietojen siirrot ja luovutukset

Joissakin tapauksissa kaupunki käyttää tehtävien suorittamiseen alihankkijoita. Tällöin alihankkijoille luovutetaan asian käsittelyn kannalta välttämättömät henkilötiedot. Alihankkijoiden kanssa on tehty asianmukaiset sopimukset henkilötietojen käsittelystä ja niiden työntekijöillä on samantasoinen vaitiolovelvollisuus kuin Järvenpään työntekijöillä.

Henkilötietoja ei luovuteta suoramainontaa, suoramarkkinointia, etämyyntiä, markkina- tai mielipidetutkimusta, henkilömatrikkeleita tai sukututkimusta varten.

8. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle

Käsittelemme henkilötietoja EU/ETA-alueella.

9. Henkilötietojen säilytysajat

Henkilötietoja säilytetään vain sen aikaa, kun se on käsittelyn kannalta tarpeellista tai laki velvoittaa säilyttämiseen. Henkilötietojen säilytysajat suunnitellaan niin, ettei tietoja säilytetä pidempään kuin niiden käsittelytarkoituksen kannalta on välttämätöntä.  Joskus lainsäädäntö velvoittaa kuitenkin käsittelemään tietoja pidempään, ja tällöin noudatamme aina lainsäädännön asettamaa säilytysvelvoitetta.

10. Henkilötietojen suojaus 

Henkilötietoja käytetään vain alkuperäisen keräämistarkoituksen mukaisesti ja henkilötietoja suojataan ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että:

• tilat ja tietojärjestelmät ovat turvallisia
• henkilötietojen käsittely suunnitellaan etukäteen
• tietoja käsittelevän henkilöstön osaaminen varmistetaan ja 
• käydään läpi sopimukselliset keinot henkilötietojen käsittelijöiden kanssa.

Tietoja käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä. Kaikki Järvenpään kaupungin laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kaupungin oman ja palvelutoimittajien tietoturvaohjeistusten mukaisesti.

Henkilötietoja vastaanottavat ja käsittelevät vain sellaiset henkilöt, jotka osallistuvat toiminnan toteuttamiseen. Työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisuuden sitomia. Työntekijöillä on järjestelmiin henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat, sekä työtehtävien mukaisesti rajatut käyttöoikeudet. Järvenpään kaupunki valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti.  Työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan.

Kaupungin paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti niille varattuihin kansioihin. Tietoja säilytetään vain laissa määrätyn ajan ja ne hävitetään, kun ne eivät ole enää tarpeellisia.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuoja-asetuksen mukaisista rekisteröidyn oikeuksista voit lukea Järvenpään kaupungin verkkosivuilta:

/kaupunki-ja-paatoksenteko/asiointi/tietosuoja-jarvenpaan-kaupungilla/jarvenpaan-kaupunki-rekisterinpitajana/rekisteroidyn-oikeudet

 Verkkosivuilla ovat myös ohjeet rekisteröityjen oikeuksien käyttämiseksi.