Henkilötietojen käsittely nuorisopalveluissa

Tietosuojaseloste päivitetty 25.6.2025
Henkilötietojen käsittely nuorisopalveluissa (pdf)

Rekisterinpitäjä palvelussa  
Järvenpään kaupunki
Nuorisopalvelut, Emalitehtaankatu 2, 2. krs, 04410 Järvenpää

Rekisterin vastuuhenkilö 
Kristiina Soots 
Palvelualuejohtaja 
Hyvinvoinnin palvelualue 
puh. +358 701 5207 

Rekisterin yhteyshenkilö 
Anu Puro 
Nuorisopalveluiden päällikkö 
puh. 040 315 2223 
sähköposti: etunimi.sukunimi@jarvenpaa.fi  

Tässä asiakirjassa kerrotaan, miten henkilötietoja käsitellään Järvenpään kaupungin nuorisopalvelujen tuottamassa avoimessa-, kerho-, retki-, loma-aikojen-, tai kansainvälisen nuorisotyön toiminnoissa.

Henkilörekisteristä vastaa: Nuorisopalvelujen päällikkö Anu Puro

Rekisteriin liittyviin kysymyksiin vastaa: Nuorisopalvelujen päällikkö Anu Puro

1. Miksi henkilötietojani käsitellään nuorisopalveluissa ja mikä on tietojen käsittelyperuste?

Tietoja käsitellään, jotta nuorisopalvelujen toimintaan osallistuvien nuorten huoltajiin voidaan olla tarvittaessa yhteydessä. Esimerkiksi mikäli nuorelle sattuu jokin tapaturma toiminnassa tai nuoren toiminta edellyttää yhteydenottoa vanhempiin, on tärkeää, että nuorisotyöntekijöiden käytössä on nuoren huoltajan ajantasaiset yhteystiedot. Lisäksi toiminnassa olevat ikärajoitukset edellyttävät nuoren syntymäajan tietämistä, jotta nuorta voidaan ohjata hänen ikäisilleen tarkoitettuun toimintaan. Tietoja käsitellään nuoren turvallisuuden varmistamiseksi ja oikeaan toimintaan ohjaamiseksi.

Tietosuoja-asetuksen mukaisena käsittelyperusteena on nuoren ja hänen huoltajansa suostumus.

Suostumuksen peruttaminen tapahtuu ilmoittamalla nuorisopalvelujen päällikölle.

2. Mitä henkilötietoja käsitellään nuorisopalveluissa

Nuorisopalveluissa käsiteltäviä henkilötietoja ovat nuoren ja hänen huoltajansa nimi ja yhteystiedot, sekä nuoren syntymäaika. Mikäli kerho-, retki-, loma-aikojen-, tai kansainvälinen toiminta on maksullista, kerätään huoltajan henkilö- ja osoitetiedot laskun lähettämistä varten. Lisäksi kansainvälisessä nuorisotyössä kerätään matkustamisasiakirjojen edellyttämät tiedot.

3. Mistä kaupunki saa käsittelemänsä henkilötiedot?

Järvenpään kaupungin käsittelemät tiedot saadaan toimintaan osallistuvalta nuorelta ja/tai hänen huoltajaltaan. Kun nuori tulee ensimmäistä kertaa palveluun, häneltä pyydetään mainitut tiedot, jonka jälkeen ollaan mahdollisimman nopeasti yhteydessä nuoren ilmoittamaan huoltajaan. Tarkoituksena tarkistaa nuoren antamien tietojen paikkansapitävyys, informoida huoltajaa nuoren osallistumisesta nuorisopalvelujen toimintaan, sekä kertoa tietojen keräämisen tarkoitus ja pyytä huoltajalta suostumus tietojen tallentamiseen.

4. Kuka voi käsitellä henkilötietoja?

Nuorisopalvelujen toiminta perustuu luottamukseen, palveluissa käsiteltävät tiedot ovat salassa pidettäviä (JulkL § 24.1 k 32), ja niitä käsittelevät työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Tietojasi saavat käsitellä ja vastaanottaa vain sellaiset henkilöt, jotka osallistuvat työntekijöinä asiakkaan palvelun toteuttamiseen.

5. Luovuttaako kaupunki henkilötietoja eteenpäin?

Tietojasi voidaan luovuttaa eteenpäin vain nuoren ja hänen huoltajansa suostumuksella. Kunnan virkamiehellä on velvollisuus luovuttaa sosiaalihuollon viranomaiselle hänen tarvitsemiaan salassa pidettäviä tietoja, jotka ovat välttämättömiä esim. sosiaalihuollon tarpeen selvittämiseksi tai sen järjestämiseksi. Nuorisopalveluissa pyritään mahdollisuuksien mukaan noudattamaan hyvän hallinnon periaatetta ja luovuttamaan pyydetyt tiedot yhdessä nuoren ja hänen huoltajansa kanssa.

6. Siirretäänkö tietoja EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä.

7. Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Nuorisopalvelujen keräämät yhteystiedot tarkistetaan vuosittain, toimintakauden käynnistyessä elo-syyskuun aikana. Tällöin tarpeettomat ja vanhentuneet tiedot poistetaan. Mikäli nuori erikseen ilmoittaa, että ei enää käytä Järvenpään nuorisopalvelujen palveluja, nuoren ja hänen huoltajansa tiedot poistetaan.

Kerho-, retki-, loma-aikojen-, tai kansainvälisen toiminnan tiedot poistetaan, kun toiminto on päättynyt ja laskutukseen liittyvä kirjanpitolain mukainen säilytysvelvollisuus päättyy.

8. Millä tavalla henkilötietojasi suojataan?

Henkilötietojasi saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, mihin ne on kerätty. Rekisterin tietoja suojataan ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Suojaus tarkoittaa, että:  

• tilat ja tietojärjestelmät ovat turvallisia 
• henkilötietojen käsittely suunnitellaan etukäteen 
• tietoja käsittelevän henkilöstön osaaminen varmistetaan ja   
• käydään läpi sopimukselliset keinot henkilötietojen käsittelijöiden kanssa.  
   

Tietojasi käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä. Kaikki Järvenpään kaupungin laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kaupungin oman ja palvelutoimittajien tietoturvasäännösten mukaisesti. Työntekijöillä on vain työtehtävien mukainen käyttöoikeus sekä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat eri järjestelmiin.  Järvenpään kaupunki valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti.  Työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan.  

Kaupungin paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti niille varattuihin kansioihin. Tietoja säilytetään vain laissa määrätyn ajan ja ne hävitetään, kun ne eivät ole enää tarpeellisia. 

9 Rekisteröidyn oikeudet

Palveluun rekisteröidyllä henkilöllä on tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksia. Ennen oikeuksien toteuttamista, rekisterinpitäjän on pystyttävä vahvistamaan pyynnön esittäjän henkilöllisyys. Jos rekisterinpitäjällä on perusteltu syy epäillä pyynnön esittäjän henkilöllisyyttä, se voi pyytää tätä toimittamaan lisätietoja henkilöllisyyden vahvistamiseksi.   

  Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, tai jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko a) periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai b) kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea osoittamalla pyynnön perusteettomuus tai kohtuuttomuus.   

Katso rekisteröidyn oikeudet kaupungin verkkosivuilta Rekisteröidyn oikeudet. 

Kaupungin tietosuojavastaavan ajantasaiset yhteystiedot löytyvät kaupungin verkkosivuilta.