Henkilötietojen käsittely Vaikuttamon palveluissa

Tietosuojaseloste, päivitetty 5.8.2025

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Osaamis- ja työllisyyspalvelut
PL 41 (Sibeliuksenkatu 8)
04400 Järvenpää

Rekisterin vastuuhenkilö

Kristiina Soots
palvelualuejohtaja
Hyvinvoinnin palvelualue
puh. 040 7015 207

Rekisterin yhteyshenkilö

Sirkka Riikonen
Osaamis- ja työllisyyspalvelut
puh. 040 315 3538
sähköposti: etunimi.sukunimi@jarvenpaa.fi

Tässä asiakirjassa kerrotaan, miten henkilötietoja käsitellään Vaikuttamon ura- ja työhönvalmennuksessa, Ohjaamopalvelussa sekä työvoimapalvelujen järjestämislain mukaisessa Työhönvalmennuspalvelussa. Palvelujen tehtävänä on tarjota osaamista ja työllistymistä tukevia palveluja.

Vaikuttamo on Järvenpään kaupungin palvelu, josta asiakas saa muun muassa tietoa, valmennusta ja tukea työelämään ja koulutukseen liittyvissä asioissa. Palvelu on tarkoitettu järvenpääläisille koulutuksessa, työelämässä tai vailla työtä oleville. Vaikuttamon palveluihin kuuluvat alle 30-vuotiaiden Ohjaamopalvelut, aikuisten uraohjaus sekä ikärajaton Työhönvalmennuspalvelu.

Osa palveluista on saatavissa myös anonyymisti eli henkilötietojen käsittely ei ole välttämätöntä, kun asiakas tarvitsee tukea ja neuvoja osaamisensa ja työllistymisensä asioissa.

Tietosuojaselosteessa kerrotaan myös henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä oikeuksista ja niiden käyttämisestä.

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

Uraohjaus ja työhönvalmennus

Uraohjauksessa ja työhönvalmennuksessa rekisteröidyn henkilötietoja käsitellään, jos se on tarpeen hänelle kohdistetun ura- tai työhönvalmennuksen toteuttamiseksi. Rekisteröityjen yhteystietoja tarvitaan esim. yhteydenpitoon tai työllistymistä edistävään tilaisuuteen saapuessa, jossa ilmoittautuminen vaatii osallistujien varmistamisen.

Työvoimapalvelujen järjestämislain mukaisessa Työhönvalmennuspalvelussa

Työvoimapalveluiden järjestämisestä annetun lain (380/2023, myöhemmin myös “työvoimapalveluiden järjestämislaki”) mukaisessa Työhönvalmennuspalvelussa kunnan palveluntuottaja käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja ainoastaan työvoimapalveluiden järjestämislain 53 §:n mukaista työhönvalmennuspalvelun tuottamista varten. Kolme kuukautta valmennuspalvelun päättymisen jälkeen toteutettavaa jälkiseurantaa tehdään valmennuspalvelujen vaikutusten seurannan toteuttamiseksi.

Tietosuoja-asetuksen mukaisena käsittelyperusteena on tietosuoja-asetuksen artiklan 6 kohta 1.a suostumus henkilötietojen käsittelyyn tai artiklan 6 kohta 1. e, mikäli henkilötietojesi käsittely on kaupungin yleisen edun tai julkisen vallan käytön vuoksi tarpeellista.

Kun käsittelyperusteena on suostumus, rekisteröidyllä on aina oikeus peruuttaa suostumuksensa kertomalla siitä Vaikuttamon työntekijälle, jonka jälkeen hänen henkilötietojansa ei enää käsitellä.

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsiteltävät henkilötiedot

• Uravalmennuksessa ja työhönvalmennuksessa tilannekartoitusta varten voidaan käsitellä esimerkiksi seuraavia tietoja
  • nimi
  • yhteystiedot, kuten asuinpaikka, osoite, puhelinnumero sekä sähköpostiosoite
  • työllistymistietoja
  • koulutus- ja työhistoria
  • työllistymiseen vaikuttavat, työkykyyn liittyvät asiat
  • asiointikieli ja mahdollinen tulkin tarve

• Asioinnin sujuvoittamista ja palveluiden oikeanlaista kohdistamista varten
  • ikä
  • asiointikieli
    
• Työvoimapalvelujen järjestämislain 53 §:n mukaisessa Työhönvalmennuspalvelussa käsitellään seuraavia palvelun toteuttamisen kannalta välttämättömiä tietoja:
  • nimi
  • yhteystiedot, kuten asuinpaikka, osoite, puhelinnumero sekä sähköpostiosoite
  • valmennuksen eteneminen, lopputulokset ja jatkosuunnitelmat
  • tieto esim. työllistymisestä (ml. työantaja ja työllistymisajankohta)
  • mikäli rekisteröity on antanut kirjallisen suostumuksensa jälkiseurantaan (3 kk palvelun päättymisen jälkeen), hänen sen hetkinen statuksensa (esim. työssä, työtön, jne.) ja muut kertomansa jälkiseurannan kannalta oleelliset tiedot

• Em. tietojen lisäksi rekisteröity voi halutessaan luovuttaa itsestään myös muita palvelun toteuttamisen kannalta olennaisia tietoja. 
• Erityisiä henkilötietoja voidaan käsitellä palvelun toteuttamiseksi silloin, kun se on lakisääteisten tehtävien hoitamiseksi välttämätöntä. Erityisten henkilötietojen käsittelyperusteena on tällöin tietosuojalain (1050/2018) 6.1 §:n kohta 2.
• Työvoimapalvelujen järjestämislain mukaisessa Työhönvalmennuspalvelussa käsitellään työllistymisen kannalta oleellisia esim. terveyteen liittyviä tietoja sen mukaan, mitä rekisteröity itse niistä kertoo.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään seuraavien oikeusperusteiden nojalla:

Oikeusperuste 1: Uraohjauksessa ja työhönvalmennuksessa

Henkilötietojen käsittely kunnan työllistymistä edistävissä palveluissa perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan e alakohdassa tarkoitettuun yleiseen etuun liittyvään tehtävään ja kuntalain (410/2015) 7 §:än.

Oikeusperuste 2. Työvoimapalvelujen järjestämislain mukaisessa Työhönvalmennuspalvelussa

Työvoimapalveluiden järjestämisestä annetun lain (380/2023) 116 §:n mukaan työvoimapalvelujen tuottajalla ja työllistymissuunnitelmassa tai sitä korvaavassa suunnitelmassa sovitun työvoimaviranomaisen järjestämän työllistymistä tukevan palvelun tuottajalla on oikeus saada salassapitosäännösten estämättä maksutta työvoimaviranomaiselta ja kehittämis- ja hallintokeskukselta henkilöasiakasta koskevat tiedot, jotka ovat välttämättömiä palvelun tuottamiseksi ja toteuttamiseksi. Rekisteröidyn terveydentilaa koskevien tietojen luovuttaminen palveluntuottajalle on mahdollista vain, jos rekisteröity antaa tietojen luovuttamiseen yksilöidyn kirjallisen suostumuksen.

5.  Henkilötietojen lähde

Käsiteltävät henkilötiedot saadaan

• Järvenpään kaupungin käsittelemät henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään, tarvittaessa suostumuksellansa tai lakisääteisellä perusteella toisilta viranomaisilta. Mikäli tietoja saadaan toiselta viranomaiselta, tästä kerrotaan rekisteröidylle ensimmäisen tapaamisen yhteydessä.
• Työvoimapalvelujen järjestämislain mukaisessa Työhönvalmennuspalvelussa työvoimaviranomainen toimittaa rekisteröidystä kunnan palveluntuottajalle palvelujen järjestämiseksi välttämättömät tiedot. Terveydentilaa koskevien tietojen luovuttaminen kunnan palveluntuottajalle on mahdollista vain, jos rekisteröity antaa tietojen luovuttamiseen yksilöidyn kirjallisen suostumuksen.

6. Automaattinen päätöksenteko tai profilointi

Henkilötietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

7. Henkilötietojen siirrot ja luovutukset

Vaikuttamon uraohjauksessa ja työhönvalmennuksessa mitään rekisteröidyn tietoja ei luovuteta toiminnan ulkopuolisille tahoille. Suostumuksella yhteystiedot voidaan luovuttaa työtä tarjoaville työnantajille.

Työvoimapalvelujen järjestämislain 53 §:n mukainen Työhönvalmennuspalvelu on työvoimaviranomaisen (Keski-Uudenmaan työllisyysalue) tilaamaa palvelua. Kunnan palveluntuottaja on velvollinen luovuttamaan työvoimaviranomaiselle seuraavat valmennusta koskevat tiedot:

• rekisteröidyn osallistumistiedot sekä ensimmäisen velvoittavan tapaamisen että varsinaisen valmennuksen osalta
• valmennuksen sisältö
• valmennuksen tulokset (rekisteröidyn mahdollinen työllistyminen ym. jatkosuunnitelmat valmennuksen jälkeen)
• mahdolliset työllistymiseen tai muihin jatkosuunnitelmiin vaikuttavat tekijät (ml. työllistymisen kannalta oleelliset terveydelliset seikat)

Joissakin tapauksissa Järvenpään kaupunki käyttää tehtävien suorittamiseen alihankkijoita. Tällöin alihankkijoille luovutetaan asian käsittelyn kannalta välttämättömät henkilötiedot. Alihankkijoiden kanssa on tehty asianmukaiset sopimukset henkilötietojen käsittelystä ja niiden työntekijöillä on samantasoinen vaitiolovelvollisuus kuin Järvenpään työntekijöillä.

Rekisteröidyn tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia ja mielipide- tai markkinatutkimusta varten, ellei luovuttamisesta tähän tarkoitukseen ole erikseen säädetty.

8. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle

Henkilötietoja käsitellään EU/ETA-alueella. Tietoja ei siirretä.

9. Henkilötietojen säilytysajat

Henkilötietoja säilytetään vain sen aikaa, kun se on käsittelyn kannalta tarpeellista, ellei laista muuta johdu. Henkilötietojen säilytysajat suunnitellaan lainsäädännön perusteella tietosuojaperiaatteita noudattaen. Tietojen säilytysajat kuvataan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmassa tai arkistonmuodostussuunnitelmassa. Tyypillinen säilytysaika on 1–2 vuotta asiakkuuden päättymisestä.

Säilytysaikaan tässä rekisterissä vaikuttaa suostumuksessa määritetty voimassaoloaika (tietosuoja-asetus artikla 6 kohta 1).

Työvoimapalvelujen järjestämislain mukaisessa Työhönvalmennuspalvelussa kunnan palveluntuottaja käsittelee rekisteröidyn tietoja vain sen ajan, kun rekisteröity on Työhönvalmennuspalvelussa ja enintään 1 vuoden ajan palvelun päättymisen jälkeen. 

10. Henkilötietojen suojaus 

Henkilötietoja käytetään vain alkuperäisen keräämistarkoituksen mukaisesti ja henkilötietoja suojataan ulkopuolisilta erilaisin keinoin. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että:

• tilat ja tietojärjestelmät ovat turvallisia
• henkilötietojen käsittely suunnitellaan etukäteen
• tietoja käsittelevän henkilöstön osaaminen varmistetaan ja 
• käydään läpi sopimukselliset keinot henkilötietojen käsittelijöiden kanssa.

Tietoja käsitellään aina suojatuissa ympäristöissä. Kaikki Järvenpään kaupungin laitteistot ja ohjelmistot on suojattu kaupungin oman ja palvelutoimittajien tietoturvaohjeistusten mukaisesti.

Henkilötietoja vastaanottavat ja käsittelevät vain sellaiset henkilöt, jotka osallistuvat toiminnan toteuttamiseen. Työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisuuden sitomia. Työntekijöillä on järjestelmiin henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat, sekä työtehtävien mukaisesti rajatut käyttöoikeudet. Järvenpään kaupunki valvoo käyttöoikeuksia ja salasanat vaihdetaan säännöllisesti.  Työsuhteen päättyessä henkilön käyttöoikeudet poistetaan.

Kaupungin paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti niille varattuihin kansioihin. Tietoja säilytetään vain laissa määrätyn ajan ja ne hävitetään, kun ne eivät ole enää tarpeellisia.

Työvoimapalvelujen järjestämislain mukaisessa Työhönvalmennuspalvelussa rekisteröidyn valmennukseen liittyvä tiedonvaihto työvoimaviranomaisen ja kaupungin valitseman palveluntuottajan välillä käydään salatulla sähköpostilla. Työhönvalmennuspalvelussa rekisteröidyn tiedot kirjataan Järvenpään kaupungin Microsoft Dynamics-asiakastietojärjestelmään.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuoja-asetuksen mukaisista rekisteröidyn oikeuksista voi lukea Järvenpään kaupungin verkkosivuilta:

/kaupunki-ja-paatoksenteko/asiointi/tietosuoja-jarvenpaan-kaupungilla/jarvenpaan-kaupunki-rekisterinpitajana/rekisteroidyn-oikeudet

Verkkosivuilla ovat myös ohjeet rekisteröityjen oikeuksien käyttämiseksi.